マイナンバー導入で、事業者が押さえておくべき最低限のポイント

2013年5月24日に「マイナンバー法（番号法）」が成立し、2016年1月から「社会
保障・税番号制度」が実施されることになりました。

マイナンバー制度は、行政側が個人の所得の状況などを効率的に管理するために住民に番号を振って管理しようという制度とも言えます。

マイナンバーは、社会保障・税・災害対策の３分野での利用から制度がスタートすることになっていますが、この税と社会保障の部分が私たちに影響が出てくるところです。

平成２７年１０月以降、住民票を有する方に１２桁のマイナンバー （個人番号）が通知されます。
外国籍でも住民票がある中長期在留者や 特別永住者などの外国人も対象です。
１０月の第１月曜日の５日で住民票に記載されている住所にマイナンバー（個人番号）が指定され、 それ以降、市区町村から住民票の住所あてに「通知カード」が簡易書留で、世帯分まとめて封筒に 入れられ郵送される予定です。

マイナンバーは一生使うものです。マイナンバーが漏えいして、不正に 使われるおそれがある場合を除いて、番号は一生変更されません。

平成２８年１月からマイナンバーを利用し、行政側の情報連携は平成２９年１月、 平成２９年７月から順次始まる予定です。

つまり、来年1月以降に支払われる給与や報酬について、マイナンバーで管理されることとなります。

マイナンバーには、国民全員に付番される「個人番号」のほか、法人に付番される「法人番号」があります。

法人番号は個人番号とは別に、各法人に1つ付番されるものです。
この番号は行政が利用するだけでなく、民間での活用も想定しています。

たとえば、この番号を利用して、ホームページ上で法人の基本情報を検索できるサービスなどが提供される見込みです。

税および社会保険の手続きでマイナンバーを記載する必要があるため、パートタイマーやアルバイトなども含めて、給与を支給する全従業員の個人番号を取得する必要があります。

また、従業員でなくても弁護士費用や講演料の支払い等で所得税の源泉徴収が発生する場合にも、支払調書作成のため個人番号の取得が必要となります。

この個人番号の取得においては、本人に利用目的を明示するとともに、提示された番号が正しく本人のものであるか否かを企業が責任をもって確認するという義務が課されています。

本人確認には、正しい番号であることの確認（番号確認）と、従業員等がその番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要となります

　マイナンバー制度への対応で民間企業に求められる安全管理措置は、具体的に「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」の中で規定されている。特に物理的および技術的な措置として注目したいのが、「電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止」（物理的安全管理措置）と「アクセス制御」「外部からの不正アクセス等の防止」「情報漏洩等の防止」（技術的安全管理措置）だ。

　まず情報漏えいのリスクに関わる「電子媒体等を持ち出す場合」や「情報漏洩等の防止」では具体的にデータや通信経路における暗号化、パスワードで保護可能なツールの使用が推奨されている。また、「アクセス制御」としては個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲やマイナンバーを扱う情報システム自体へのアクセスを限定したり、システムの利用を「事務取扱担当者」に制限したりするなどの方法が挙げられている。

マイナンバー法では、個人番号の記載されている書類とデータは廃棄および削除が義務化されています。企業が個人番号を保管してよいとされるのは行政に書類を提出するために必要な場面だけですから、役所に提出する事務を行う必要がなくなり、かつ保管の義務期間を過ぎた時点で廃棄しなければなりません。

さらに、削除または廃棄した記録を保存することが義務化されていることも重要なポイントです。どのデータ、どの書類を削除もしくは破棄したのかを記録として残しておかなければならないという決まりになっています。書類の破棄やデータの削除を第三者に委託した場合は、委託先から破棄または削除した証明書を提出させる必要があります。廃棄もしくは削除の「手法の例示」として図表7のような事項がガイドラインに記されています。