マイナンバーの提出を会社にすることは義務です！従業員に徹底周知を！

Ｑ4－2－5　税や社会保障の関係書類へのマイナンバー（個人番号）の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか？

Ａ4－2－5　社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

簡単に言うと、会社が従業員のかわりに行っている、税金・社会保険関係の書類にマイナンバーを記載することが法令で決まっている。だから、従業員は会社にマイナンバーを提出・通知する必要がある。という事のようです。

マイナンバーは非常に重要な個人情報ですので、漏えい・滅失・毀損等の防止、その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じる義務があります。番号法により、全ての事業者は、マイナンバーについて安全管理措置を講ずることとされています。担当者任せではなく、会社として取り組む必要があります。安全管理措置の検討手順は、次の流れになります。

督促にもかかわらず、本人または扶養家族の個人番号を提出しなかった従業員がいる場合には、「書類の提出先の機関の指示に従ってください。」とされています。
　上記の国税庁の回答のとおり、督促をして、そのことを記録した場合は、従業員や扶養家族の個人番号が記載されていなくても、税務署等の個人番号利用事務実施者は源泉徴収票等の法定調書や届出書を受領してくれるのではないかと思われます。

基本的には、就業規則や取扱規程等でその旨を規定しておき、対応することになるでしょう。
雇用契約締結時に、提出書類として要求することを画一的に定める、定期的にマイナンバーについての研修を行い、その度に不提供者に対して提供を求めるなど、説明と提供の督促を定期的に行っていく制度・体制を構築していくことが、重要となります。
それはアルバイトやパートタイマーでも変わりはありません。
ですが、勤務が不定期であったり短期である分、マイナンバーの収集が難しくなることが考えられます。
その場合は、労働契約締結の際にマイナンバーの意義、利用目的を伝え、提供するよう求める書面への署名をしてもらいましょう。

厳密には、「従業員が会社に提供すること」が義務図けられているわけではありませんので、法律等で直接、提供をしなかった従業員に対して刑事罰等が科せられることはありません。

しかしながら、提供しない事自信がその会社が義務図けられている業務の遂行を妨げていることは、は紛れもない事実ですので、

社内的な罰則（譴責、訓告、戒告等）があっても已む得ない処かと思います。

システムについては、保存場所がどこに設定されているかを確認してみましょう。パソコンのハードディスクや自社サーバーを活用するとなると併せて管理区域の設定等の環境整備が必要となります。

また、自社IT環境への不正アクセスを防ぐため、UTMなどの導入を合わせて検討することをお薦めします。クラウドサーバーを活用するシステムであれば、システムにログインする際の二重認証機能など、セキュリティ面を確認してみましょう。

紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。
•翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
•所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など

●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。
•マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
•保存期間を経過した場合など