マイナンバーで会社の業務はどう変わる？収集業務と本人確認、取り扱いについて。

・１）社員の大切な個人情報ですから、マイナンバーを扱う上で、社内のルール（基本方針や取り扱いなど）をつくりましょう。

・２）社内の各課でマイナンバーを受け入れる為に「給与」「会計」「人事」など、関連性の高い部署は、事前にマイナンバーに対応した開発や改修を行う必要があります。

・３）マイナンバーを取り扱う上でセキュリティー強化は必須です。安全管理上、取扱責任者は、情報漏洩防止策の検討や、組織づくりや、社内の情報アクセスを見直し制御するように管理体制を整えましょう。

・４）マイナンバーを取り扱う部署として有力な経理部門においては、取り扱いについて従業員の教育を行う必要があります。制度の認知や、情報管理の面でも、マイナンバー取り扱い研修などを行い徹底的に安全管理につとめましょう。

特定個人情報を取り扱うことができる人は、その企業のなかで限られていなければならず、特定個人情報保護委員会が定める「ガイドライン（特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン）」に則った安全管理措置を講じなければいけません。

■従業員の給与・福利厚生
源泉徴収票の作成
厚生年金保険被保険者資格取得届の作成
健康保険被保険者資格取得届の作成
雇用保険被保険者資格取得届の作成

■社会保険関係手続き
年金事務所、健康保険組合、ハローワークへの被保険者資格取得の届出

■税務署への提出
税務署、市町村への源泉徴収票の提出、報酬等に係る支払い調書の提出

今年の年末調整時に従業員などが企業に提出する「平成28年分 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の正式な書式が下図のとおり公表されています。この書式では従業員のほか扶養親族の欄にもマイナンバーの記入欄が設けられていますので、従業員が本人および扶養親族分のマイナンバーを記入して提出してもらえば、従業員から必要なマイナンバーを収集したことになります。

給与所得者が、平成28年分の扶養控除等申告書を平成27年中に源泉徴収義務者に提出する場合、その申告書に給与所得者本人等の個人番号を記載する必要はありません。

ただし、Q2-9のとおり、源泉徴収義務者は、平成28年分の給与所得の源泉徴収票に給与所得者本人等の個人番号を記載するために、平成28年１月より前であっても、給与所得者に対し、その申告書に給与所得者本人等の個人番号を記載するよう求めても差し支えありません。

外注先へは、たとえば、2016年3月に通知して、3月末までに、

・通知カード＋身分証明書等

又は

・個人番号カード

の提出を求め、それ以降は契約の都度に提出を求めるという方法が考えられます。

提出を求める時期は、会社の業務の流れや方針で決めればいいでしょうし、今年の10月から集め出してもかまいません。

（マイナンバー導入は2016年1月からですが、事前に集めてもいいことになっています）

国民年金第3号被保険者としての帳票には従業員の配偶者のマイナンバーが記載されることを思い出してください。第3号被保険者という立場で考えた場合、配偶者本人が事業者に対してマイナンバーを提出することになります。しかし、事業者が配偶者のマイナンバーを直接収集するという業務プロセスは現実的ではないでしょう。配偶者の代理として従業員が配偶者のマイナンバーを事業者に提出するか、あるいは配偶者のマイナンバーを収集するように事業者が従業員に委託することになります。