【会社が本人確認することも！】従業員の扶養家族の認識できてる？

民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。

企業には、従業員にかわって社会保障関係の申請手続きや源泉徴収などを行う義務がありますので、これらの目的のために従業員本人のマイナンバーを取得することは問題ありません。

従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。

従業員の扶養家族についても、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。特に扶養家族というのは、なりすましをされると税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるものですから、行政の側としては最も厳重に確認をとりたい部分だといえるでしょう。

本人確認では、2つのことを確認することになります。一つは、正しい番号であることの確認、つまり「番号確認」です。もう一つは、正しい番号の持ち主であることの確認、つまり「身元確認」です。以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。

顔写真入りの「個人番号カード」であれば、個人番号カード1枚で番号確認と身元確認の両方を確認できます。紙製の「通知カード」や「マイナンバー付きの住民票」により番号確認する場合は、「運転免許証」や「パスポート」等による身元確認でワンセットの本人確認となります。

従業員の扶養親族のマイナンバーの記載が必要な書類があります。例えば「扶養控除等申告書」「国民年金第3号被保険者関係届」等ですが、書類により対応方法が異なりますので注意が必要です。

所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。ということは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。

従業員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を提出する場合、従業員が扶養親族の本人確認をすることになりますが、従業員の扶養親族が国民年金3号被保険者の届け出をしている場合は、企業が扶養親族の本人確認することもあります。

実務的には、従業員が代理人として配偶者のマイナンバーを事業主に提供する、あるいは事業主が従業員に配偶者のマイナンバー取得を委託するという方法を取ることになるだろう。

今回の第3号被保険者の番号収集の件ですが、方法としてご指摘のように2つあります。
①従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供する方法
②配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を従業員に委託をする方法。

①の手続ですが、最初は面倒に思われるかもしれませんが、従業員を代理人とする委任状を会社が書式として用意しておきます。
その中に利用目的を書きますので別途通知は不要かと思います。
この委任状と、配偶者の通知カードか個人番号カードのコピー（本人の番号確認）、従業員の個人番号カードか運転免許証のコピー（代理人の身元確認）を提出してもらいます。

②の方法に関しては、従業員に本人確認の事務を委託することになるので、番号法第11条に基づき、従業員に対して必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
監督義務を十分にはたしていない結果、個人番号の漏洩等が発生した場合、番号法違反として会社も罰則の対象となります。