企業の方へ、マイナンバーへの対応はどのくらい進んでいますか？

マイナンバー(個人番号)とは、
国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことです。

マイナンバーは、一生使うものです。番号が漏えいし、不正に使われるおそれがある場合を除き、一生変更されませんので、大切にしてください。

2013年6月にマイナンバー法が成立したのち、行政では各種政省令、
ガイドラインなどが順次整備されており、
行政側ではシステム対応や業務設計が進んでいます。

2015年の秋からマイナンバー（マイナンバー）、法人番号の通知が始まり、
それを受けて2016年1月からマイナンバーの利用が開始されます。
また並行して、マイナンバーカードという写真付きのICカードの交付が始まります。

当面は、社会保障、税、災害対策分野における行政事務に限定して利用される予定です。

2016年1月からマイナンバーを用いた業務がスタートします。
法人や個人にはマイナンバーが与えられ、多くの手続きの際にマイナンバーを用いることになります。
2015年10月に、個人にはマイナンバーが記載された通知カードが送付されてきます。
企業はそれまでに以下の様なことを準備しておく必要があります。

・マイナンバー制度というものについての理解
・マイナンバーを用いた事務内容の明確化
・マイナンバーが取り入れられる事務に係るシステムの変革
・従業員への周知のためのアクティビティー
・マイナンバーを扱う事務職員、取引先への研修

2016年1月までにやっておきたいこと
・従業員研修
・安全管理措置の整備
・取引先との確認

■2016年1月からやること
・個人番号の取得・管理・廃棄

人事・給与・会計システムでマイナンバー対応バージョンがあれば変更を検討する必要があります。
変更する場合は発注は2015年8月までにしておくことをオススメします。
本稼働は2016年1月からですので、2015年10月頃から仮稼働をしてシステムの不具合がないかを進めていきます。

必ずしも平成28年1月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はないともいえるのですが、
民間企業はマイナンバーを本人の申告以外に取得する方法がないため、
事前にフォーマットやルール等を決めておき、マイナンバーを各人から申告して貰うための期間を設けることをお勧めします。

民間企業がいつマイナンバーを利用しはじめるのかについてですが、
民間企業では、4月から6月の実際の給与をベースとした保険料率の計算のための書類を
6月から7月にかけて提出します。

こちらにマイナンバーの記入が必須となる予定なので、
一般的には、これが収集したマイナンバーを一番最初に利用する機会になると考えられます。

イレギュラーな場合としては、1月から7月までに従業員の退職があった場合、
退職した翌月に資格喪失などについての書届けを提出する際に
マイナンバーを明記することになります。
たとえば、1月に退職した従業員がいた場合、その届けを2月に提出することになります。

マイナンバー法の運用開始にあたっては、都道府県、市町村、各省庁などの自治体や行政機関だけでなく、規模の大小を問わず全ての民間企業においても、制度に向けた対応が必要であり、2016年1月までの間に、さまざまな準備をしておかなくてはなりません。

従業員、扶養家族の個人番号取得→情報取得、及び本人確認のフロー確立とセキュリティ面を重視した情報管理・運用ルール策定など
源泉徴収票、年末調整の為の給与所得者の扶養控除等申告書などへの個人番号記載→人事給与システムの改修、個人番号管理システムの検討など
従業員への特定個人情報の利用における教育など→情報運用規定の策定、集合研修、e-Learningの活用検討など

源泉徴収票などの法定調書、年末調整の為の給与所得者の扶養控除等申告書の支払者として法人番号の記載等、人事給与システムの改修など
消費税申告書などへの法人番号の記載については、会計システムの改修など