従業員のライフイベント【マイナンバー】

就職、結婚、出産や介護、転勤、退職・・・従業員のライフイベントへの対応をまとめました。

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【中小企業】マイナンバーの収集方法 – マイナンバー大学

【中小企業】マイナンバーの収集方法 - マイナンバー大学
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上記1例をご紹介します。

従業員だけのライフイベントの場合、マイナンバーは変わらない

結婚したらどうなる?

結婚したらどうなる?

58.従業員の結婚や出産とマイナンバー管理は関係があるのか?

マイナンバーは結婚によって姓や住所が変わっても変更されないが、結婚や出産等によって扶養家族が増えた場合には扶養家族のマイナンバーを企業が取得し、管理する必要がある。また扶養者が扶養からはずれた場合や、子が独立して扶養対象ではなくなった場合など、移動があった場合には逐次確認しなければならない。

結婚した場合や養子縁組をした場合はマイナンバーは変わらず、特に手続きは必要ありません。
同様に離婚した場合も、扶養していない場合は関係ありません。
Q3-15 通知カードや個人番号カードの記載内容に変更があったときは、どうすればよいですか?
A3-15 引越などで市町村に転入届を出すときは、通知カード又は個人番号カードを同時に提出し、カードの記載内容を変更してもらわなければなりません。それ以外の場合でも、通知カード又は個人番号カードの記載内容に変更があったときは、14日以内に市町村に届け出て、カードの記載内容を変更してもらわなければなりません。(2014年6月回答)
ただし、引越しや姓が変わる場合、従業員は役所で個人番号カードの記載事項変更手続きが必要です。

出産その他で扶養家族が増えた場合は、従業員が本人確認する

家族増えました

家族増えました

所得税の年末調整の際は従業員本人が行う

所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。ということは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。

会社がわざわざ扶養家族の本人確認をする必要はありません。

本人確認は従業員がすることになっています。

国民年金の第3号被保険者届出は、会社が確認する

これに対し、社会保障関連の申請は、あくまでも会社が行政に対して行うものです。そのため、扶養家族の本人確認は、会社に義務があるという形になります。

もっとも、必ずしも会社が逐一本人確認書類をチェックしなければいけないというわけではありません。従業員本人に「確認を委託する」という手続きをとることは問題ありませんので、実務上は年末調整の場合と同様に扱うことも可能です。

ただし、第3号被保険者の場合は企業が確認するという形となっています。
従業員に委託しておけば直接確認する必要はありません。

転属の場合は注意が必要

別の会社に行く場合

別の会社に行く場合

Q4-5-1 子会社などに出向・転籍する場合、従業員の特定個人情報(マイナンバー(個人番号)を含む個人情報)を出向・転籍先に提供することに問題はありますか?
A4-5-1 出向・転籍先の事業者に特定個人情報([Q5-4]参照)を提供すること、出向・転籍元の事業者から特定個人情報を取得することは、番号法第19条、第20条に違反するので、出向・転籍先の事業者が直接本人から提供を受けていただく必要があります。ただし、従業員の出向・転籍元の事業者が、出向・転籍先の事業者と委託契約又は代理契約を交わして個人番号関係事務([Q2-7]参照)の一部を受託し、従業員から番号の告知を受け、本人確認を行うこととされている場合は、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で、出向・在籍先の事業者に特定個人情報を提供することも認められます。
なお、出向・転籍元の事業者が現に保有している特定個人情報は、当該事業者の個人番号関係事務の処理のために保有しているものであり、これを出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務に転用することは目的外利用となるため、出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務の受託者として、改めて本人から番号の告知を受ける必要があります。(2014年6月回答)

74.従業員が子会社などに出向や転籍する場合、マイナンバーを出向先や転籍先に提示してもよいか?

いけない。出向・転籍元の事業者が情報提供を行なうことは番号法の違反となるため、出向・転籍先の事業者が本人から直接提供を受ける必要がある。事業者同士が委託契約または代理契約を交わして個人番号関係事務の一部を受託している場合に限っては、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で特定個人情報を提供することは認められている。しかし、すでに保有している情報をそのまま渡すのは目的外利用になるため、改めて本人から番号の告知を受ける必要がある。

同じ会社内での異動ならば問題ないですが、子会社への出向の場合などは、会社同士でマイナンバーをやり取りすることはできません。

合併された場合は再取得の必要がない

合併された場合

合併された場合

Q4-5-2 合併などによる事業の承継があったときは、マイナンバー(個人番号)を事業の承継先に提供しても良いのですか?
A4-5-2 合併などによる事業の承継は、番号法第19条第5号に該当し、事業の承継先にマイナンバーを含む特定個人情報を提供することができます。(2014年7月回答)
この場合は従業員のマイナンバーを再取得する必要がありません。

在職中は保存、退職した場合はマイナンバーを速やかに廃棄

もう辞めたいと言われたら

もう辞めたいと言われたら

●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。

翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
所管法令によって一定期間保存が義務図蹴られている場合など
●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
保存期間を経過した場合など

保存期間内だけ保管が認められています。死亡退職の場合も同様です。
アルバイトの場合は頻繁に廃棄が必要となります。

まとめ

従業員のライフイベントとマイナンバーの扱いについて記述しました。
他にもイベントはあるかもしれませんが、最も多いと思われるイベントをまとめています。担当の方は十分にセキュリティに配慮して、仕事に当たってくださいね。

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