マイナンバーの手続きがいよいよ始まりました。今年から始まったことだけに、経営者のほとんどの人はまだ手探りなのではないでしょうか。来月からの税手続きに備えて、再び確認しましょう。
何もしないで右往左往というのは絶対にやめましょう！！
今の段階ではマイナンバーを管理するための余力がない中小企業が多いかもしれません。
会社自体にマイナンバーに詳しい人がいないから分からないとか、マイナンバーに関する教育を受けていないからというように人のせいにしてはいけません。
万が一漏れてしまったりしたら従業員や取引先の信用を失うだけではなく大変なことになります。
会社自体にマイナンバーに詳しい人がいないから分からないとか、マイナンバーに関する教育を受けていないからというように人のせいにしてはいけません。
万が一漏れてしまったりしたら従業員や取引先の信用を失うだけではなく大変なことになります。
中小企業においての特例とは？
中小規模事業者においては「電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止」及び「個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄」について、以下のように措置の軽減特例が認められています。
特に個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄」については、特定個人情報等の廃棄または削除についての責任者（個人番号取扱事務責任者等が候補となります）が確認すれば良い、とされており、廃棄または削除したことの記録を保存することまでは求められていない点が大きく異なっています。
しかし中小規模事業者といえども、委託先でのマイナンバーの廃棄または削除については、確実に行われたことについて証明書等で確認をしなければなりません。
特例があるとは言え最後まで責任を持っての行動が大切ですね。
中小企業のマイナンバー対策として最初に考えるのは
中小企業では汎用品の会計ソフトや給与計算ソフトを使っていることが多いと思いますので、基本的には、ソフトウェア会社側が行うシステム改変にあわせて対応すればよいでしょう。
ただし、自社で人事や経理のシステムを開発している場合は、システムの改修が必要となる場合がありますので注意してください。
マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。
そんな場合に、マイナンバー管理サービスを使うと、経営者や税理士の方は、顧客や従業員とマイナンバーのやりとりをしたり、自社内で保管したりする手間を省くことができます。
汎用の給与や会計システムの場合は、既存のソフトウェアが、マイナンバーに対応するものであればいいが、対応していない場合は、別のソフトウェアに乗り換えるなどの対応が必要です。
また独自で開発している場合は、多額の費用と時間を要するので、どのように対応していくかが課題となってしまいます。
また独自で開発している場合は、多額の費用と時間を要するので、どのように対応していくかが課題となってしまいます。
自社内で管理する余力がないときの委託についての心配事
「委託を受けた者」は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。その場合、会社は直接の委託先だけでなく、再委託先・再々委託先等に対しても間接的に監督義務を負うことになります。
中小企業では、管理責任者をおいて常に顧客のマイナンバーを適性に管理するのは、大きな負荷がかかるので外部業者に管理を委託するのは当然な流れだとは思うのですが、この記載によると委託先が再委託、更に再々委託も可能であるとの事です。いったい管理の実体はどこにいってしまうのか、きちんと責任の所在を管理できるのだろうか、心配になってしまいます。
続いて特定個人情報保護委員会事務局総務課の磯村建課長補佐が、中小企業向けマイナンバーガイドラインとして、①取得・利用・提供②保管・廃棄③委託④安全管理―の「マイナンバー４箇条」を解説した。特定個人情報とは、個人番号を含んでいる個人情報のことをいう。
事業者は社会保障、税に関する手続きに必要な場合のみ従業員に個人番号の提供を求めることができ、保存が可能だが「社員管理用などに番号を流用してはならず、退職等で必要がなくなったら廃棄する。保管体制は削除を前提とすることが望ましく、早期に社内ルールを作り対応してほしい」と語った。
業務委託は、委託先に対し適切に監督することが不可欠で、委託先が再委託する際は最初の委託者の許諾がなければならないことなどにも注意が必要とした。「委託者は特定個人情報の再委託先、再々委託先まで監督義務を負う」と特定個人情報の取り扱いは厳正さと慎重さが求められると強調した。