マイナンバーの担当者が変わったら?

マイナンバー取り扱い者は明確にしておきましょう。担当者を変更する場合には、引き継ぎを行うとともに、セキュリティに万全を期して下さい。

事業者がマイナンバーを取り扱う場面

国民1人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策・の行政手続きで使用がはじまります。それに伴い、民間事業者も、税や社会保障の手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱います。
いよいよ今月から、マイナンバーを使用しての実務が始まりました。
もう一度取り扱いの原則や注意点を押さえておきましょう。
内閣官房「マイナンバー・社会保障・税番号制度 (39731)

管理者・担当者の明確化を

○担当者の明確化
担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないように、取扱責任者や事務取扱担当者を明確にしましょう。
責任者と、実際の事務担当者とは別の人にすることが望ましいとされています。相互にチェックし合うことで、ミスや漏洩を防ぐ効果が期待できます。

担当者が変わる場合

取扱規程等の策定
○特定個人情報等の取扱い等を明確化する。
○事務取扱者が変更となった場合、確実な引き継ぎを行い、責任ある立場の者が確認する。
事務担当者や責任者が、何らかの理由で突然休職や退職をしなければならなくなることも考えられます。事務の引き継ぎがスムーズに、間違いなく行われるように、マニュアルを作成するなどして下さい。
担当者が休職する場合も、迅速に後継者を決め、引き継ぎを確実に行って下さい。
情報システムを使用してマイナンバー等を取扱う場合、定められた事務取扱担当者だけがマイナンバー等にアクセスできるよう、適切なアクセス・コントロールをすることが求められています。システムを使う者にのみアカウントを与える、または同じシステムのアカウントを持つ者が複数いる場合でもマイナンバーへのアクセスは事務取扱担当者のアカウントだけに許可をする、などの措置が考えられます。
※中小規模事業者では、マイナンバー等を取扱う機器を特定し、その機器を取扱う事務担当者を限定することが望ましいとされています。また、機器に標準装備されているユーザーアカウント制御機能により、情報システムを取扱う事務取扱担当者を限定することが望ましいとされています。少し難しい言い回しですが、マイナンバーの取扱い専用のWindowsパソコンを1台用意し、Windowsログオン時に事務取扱担当者専用のパスワードを要求するような運用で足りるでしょう。
当者が変わる場合は、セキュリティ対策も確実に行って下さい。

大切な個人情報を扱うという意識を

 (39744)

迷惑メールが増えるのは、いったん「迷惑メール事業者」の手に渡ってしまうと、その事業者同士で転売やメール一覧のやりとりが発生するから増えていくと言われています。
では、マイナンバーではどうでしょうか?
一般のきちんとした企業では、マイナンバーと本人確認をきちんとしてからの運用をするでしょうけれど、最初から悪意を持った企業も存在します。
そうなると、
•本人が知らない間に、所得が発生し、多額の税金を支払うように命令が来る。
•銀行口座が勝手に作られて、マネーロンダリングに使用される。
•いつのまにか国際結婚している。
•いつのまにか住民票が移動している
•本人が知らない間に携帯電話の契約がなされ、犯罪に使われる
などなどの発生が予測できます。

退職する社員にも秘密保持の義務

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「誓約書」のテンプレート(書き方・例文・文例と様式・書式・フォーマットのひな形)の1つです。ワードで作成した、入社就職時の秘密保持(機密保持)の誓約書のテンプレートです。誓約事項として、①秘密保持の誓約②秘密情報の帰属③退職後の秘密保持の誓約④損害賠償に関することを盛り込んでいます。
誓約書のテンプレートが見られます。これを参考にして作成して下さい。
漏洩を防ぐためには、従業員のマイナンバーの秘密保持に対する意識を高めておく必要があります。
担当者が退職するようなケースでも、予め誓約書を作成しておき、秘密厳守の義務があることを確認してもらいましょう。

マイナンバーが漏洩してしまうと、従業員(およびおその扶養家族)に上記のような予期せぬ事態が起こります。
それだけでなく、企業のイメージにも大きなダメージを与えます。
一度漏れた情報は、どこまで拡散するか分かりません。
従来のどんな個人情報よりも、漏れた場合の影響は甚大ですので、危機管理には万全の対策を取ることが大切です。

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