組織としての体制も重要なマイナンバー制度ですが、その管理規定はどのように制定するのが良いのでしょうか。
マイナンバーって？
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年金、医療や税、災害対策などの欠かせない行政手続きで利用することから、一生を通じて誰にでも必要＆重要な番号なのです。
住民票を有する国民一人一人に、それぞれ一つずつ割り振られた12桁の番号がマイナンバーです。
マイナンバーは変更されることはなく、一生あなたを識別する番号として使うことになります。
マイナンバーは変更されることはなく、一生あなたを識別する番号として使うことになります。
これまでは、個人を特定するためには、よく住民票が使われてきました。
しかし、住民票は印鑑を持って役所に赴き、必要書類に記入して始めて取得するという手間をかけなければなりません。
重要な個人情報ですから、厳重なセキュリティで守られているため仕方ありませんが、何かと面倒であったことは確かでしょう。
マイナンバーがあれば、公的機関が情報を共有することが可能となりますので、このような面倒を省くことができると期待されています。
個人情報が詰まった番号ですので、保管にはくれぐれも注意しましょう。
マイナンバーは情報を「一元管理」する訳ではない
マイナンバーによって、情報を「一元管理」するようなことは一切ありません。
情報の管理は、例えば、・国税に関する情報は税務署に
・児童手当や生活保護に関する情報は各市町村に
・年金に関する情報は年金事務所になど、今まで各機関で管理していた個人情報は引き続きその機関が管理します。
今までと同じ、必要な情報を必要な時だけやりとりする「分散管理」という仕組みで運用しています。
情報をひとまとめにしたデータベースを作ることはないため、漏れる心配もありません。
情報が芋づる式に抜き出されるのではないか、と心配されるマイナンバーですが、実際は情報を各機関別々に管理しているため、すべての情報が抜き出されることはないようですね。
ナンバーを提出する際は、本人確認が必要！
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。原則として
1.個人番号カード（番号確認と身元確認）
2.通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
3.マイナンバーの記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）これらのいずれかの方法で確認する必要があります。
また、本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認書類を不要とすることも可能です。ただし、省略可能なのは身元確認だけです。
ナンバー確認の際は合わせて本人確認が必要となりますが、マイナンバーカードを取得している場合はこれ一枚で確認が済みます。
ナンバーの取得はお早目に
実際に従業員のマイナンバーを使う機会は、中途退職者でなければ、2017年1月末までに提出する源泉徴収票への記載が初めて、という場合も多いことでそう。
実務的には、そのときまでに従業員からマイナンバーを取得しておけばよいのですが、紛失の危険を考えれば、通知カードが送られてきてから、なるべく早く、会社におけるマイナンバー取得を行っておいたほうがよいでしょう。
来年まで大丈夫と思っていても、社員が通知カードを紛失していた場合、予想外に取得に時間がかかってしまう場合があります。
取り扱い範囲を正しく理解する
まずは、どういった業務や書類がマイナンバーの記載対象になるか整理が必要です。
大きく分けて、税務分野（税務署等に提出する各種調書・届出類）と社会保障分野（健康保険、雇用保険、年金等）の2分野の書類にマイナンバーの記載が必要となります。
主に行政手続きで必要となります。
ほとんどの書類がH28年1月以降、マイナンバーを記載する新書式での提出に切り替わっていきますので、新旧いずれの書類で準備するのか、自社の決算期や状況に応じて早めに税理士、社労士などの専門家に相談することをお勧めします。
早めの対応で混乱のないよう、心がけてくださいね。