マイナンバー法の説明や従業員からマイナンバーを取得する方法を詳しくまとめました。
マイナンバーとは？
このマイナンバー制度には、「公平かつ公正な社会の実現」、「国民の利便性の向上」、「そして行率の効率化」という大きく分けて３つの役割があります。
番号方で守られているマイナンバー
取得について：
社会保険及び税に関する手続き書類の作成事務を処理するために必要がある場合に限って、従業員棟に個人番号の提供を求めることができます。
例えば、社会保険及び税に関する手続書類、源泉徴収表、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届 などただし社会保障及び税に関する手続書類の作成事務が発生した時点が原則。
契約を締結した時点等のその事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されます。利用・提供について：
事業者は、社会保障及び税に関する手続書類に従業員等の個人番号・特定個人情報を記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出することとなります。その他、番号方で限定的に定められている場合以外の場合は、個人番号・特定個人情報を利用・提供することはできません。
提供の制限(法19条)
原則として、役所に提出する書面を作成するために必要な限度で 提供するとき以外には提供できない提供を求めることの制限(法14条、15条)
19条で提供を受けることができる場合(役所に「個人番号を記載 した書面」を提出するために必要な場面)以外では、個人番号の提供を求めてはならない特定個人情報ファイルの作成の制限(法28条)
役所に「個人番号を記載した書面」を提出するために「必要な範 囲」を超えて作成してはならない
マイナンバーは下記の方から集めます。
・正社員
・契約社員
・パートまたはアルバイト
・上記の扶養家族
この時、入社時に行っている場合を除き、免許証やパスポートなどの本人確認の為の書類が必要となります。
従業員からマイナンバーの収集を拒否された場合
マイナンバーは個人の情報を得ることができるという恐れから拒否する方も少なくはないと思われます。実際には番号だけでは個人情報はわからないようになっています。もし拒否された場合、これは法令で定められた義務ですので提供を求めることが可能です。
それでも拒否された場合、書類の提出先機関の指示に従ってください。
従業員の家族の個人番号を取得する場合の対応方法
民間企業が取り扱うことになるのは、従業員本人のマイナンバーだけではありません。なぜなら、税金や社会保険料の金額算定には扶養家族の有無や人数も関わってくるからです。つまり、必要書類を作成するためには、従業員の扶養家族のマイナンバーも取得しなければならないということです。ただし、扶養家族のマイナンバーについては、利用目的によって企業側の対応が微妙に異なります。
所得税の年末調整の際
所得税の年末調整は、従業員が扶養家族の個人情報を提供する形で行われます。そのため、利用目的の通知や本人確認の義務は、従業員本人が負います。会社側が扶養家族の本人確認までする必要はありません。
国民年金の第3号保険者届出の際
一方この場合は、会社に届出をするのは被保険者となっている扶養家族自身です。そのため、本人確認の義務を負うのは会社ということになるので注意しましょう。ただし、これは形式上のことであって、従業員に代理で本人確認を行ってもらうことはルール違反ではありません。
マイナンバーの利用目的を明確に伝える
マイナンバーの利用目的源泉徴収票の作成
健康保険の届出
厚生年金の届出
雇用保険の届出
労働保険の届出
国民年金第3号被保険者の届出
上記の「マイナンバーの提出のお願い」を、あらかじめ10月になる前に従業員に配布、もしくは掲示板に貼るなりして告知しておきましょう。