これからどうする?マイナンバーの正しい企業の取り扱い方

マイナンバー制度が本格的にスタートしていきますが、どのように社員のマイナンバーを管理していかなければならないのでしょうか。基本的なマイナンバーの取り扱い方について見ていきます。

マイナンバーは企業の管理が必要となる

企業も考えなければならないマイナンバー制度

企業も考えなければならないマイナンバー制度

マイナンバー制度が本格的にスタートしていきますが、どのように社員のマイナンバーを管理していかなければならないのでしょうか。基本的なマイナンバーの取り扱い方について見ていきます。

従業員のマイナンバーを管理する

民間企業では個人番号関係実務実施者ということで、法令の規定によりマイナンバーを記載しなければならない書類の作成や提出する業務が必要となる範囲で、マイナンバーを取り扱っていくこととなります。そして内容に沿っていきながら、従業員が持つマイナンバーについて管理しなければなりません。

企業も考えなければならないマイナンバー制度

色々な手続きで使用されるマイナンバー

色々な手続きで使用されるマイナンバー

代表的な税務関連の書類として、
・給与所得の源泉徴収票
・税務署や市区町村へ提出しなければならない法定調書や各種届け
などといったものがあります。
他にも健康保険、厚生年金保険、雇用保険などといった、被保険者の資格について取得もしくは喪失を行う時にも、マイナンバーが記載が必要となります。

いつから行えば良いか?

本人確認のための準備にも時間がかかることが予想されるため、早めに収集を始めることをおすすめします。

特に中小企業の準備が遅れがち

中小企業は要注意

中小企業は要注意

マイナンバー制度では地方の中小企業の対応遅れが目立つ。日本情報経済社会推進協会(東京・港)などが6月にまとめたアンケート調査によるとシステム改修などに「すでに取り組んでいる」や「計画中」と答えたのは3割どまりで、7割は着手さえできていない。

企業にもあるマイナンバー

企業のマイナンバー

企業のマイナンバー

13桁の番号が割り振られていきます。
2015年10月から通知されていき、2016年1月より利用開始です。
インターネット上に公表される情報(名称、所在地、法人番号)は随時更新され、データダウンロ―ドが可能となりますので

・ 法人番号をキーにして、法人の名称や所在地の確認が容易になります!
・ 鮮度の高い名称・所在地情報を入手でき、取引先情報の登録や更新が効率化します!
・ 複数部署で異なるコードを使用している場合、取引先情報に法人番号を追加すれば、情報の集約や名寄せ作業が効率化します!

マイナンバー取り扱いに関する実務

実務上でもマイナンバーに関する業務が発生

実務上でもマイナンバーに関する業務が発生

企業のなかには、忙しくてマイナンバー対応まで手が回らないと訴えるところもあるかもしれない。しかし、マイナンバー法第6条では、「(事業者は)国及び地方公共団体が個人番号及び法人番号の利用に関し実施する施策に協力するよう努めるものとする」と事業者の努力が規定されており、自らの都合で怠ることは許されない。

人事部門

従業員のマイナンバーを取り扱っていきます。
・納税や保険料に関する
・様々な書類の届け出を申請する時

経理部門

従業員個人へ支払った時に、相手のマイナンバーを利用します。
法定調書を作成する作業で、氏名・住所・マイナンバーを記載しなければなりません。

総務部門

全従業員へマイナンバー法に関して基礎を教えたり、マイナンバーを適正に取り扱っていく方法を教育もしくは研修によってレクチャーしていきます。

アウトソーシングしている場合

マイナンバー関連で事務について委託や受託を行うことは可能ですが、これまで以上に制約が厳しいです。
受託する側としては、勝手に再委託することはできず、必ず委託者の許諾を得ることが条件だ。また、委託する側は、従来どおり委託できるものの、受託者に対して「必要かつ適切な監督」を行う義務が発生する。