マイナンバー導入前に中小企業が準備しておくべきこと

調査の結果、現時点で制度への対応・準備を「完了している」と回答した会社はわずかに1.3%、「実施している」（取り組んでいる/始めたばかり）と回答した会社でも19％。
一方で、まだ行動していない会社が全体の約80％で、「情報収集・計画中」の会社が30％、「まだ何も着手していない」と回答した会社は、50％という結果になりました。

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

まずは、マイナンバーを管理する担当者や部署を把握する必要があります。中小企業が扱うことになるのは、主に従業員のマイナンバーとなります。従業員の税金や社会保険に関わる部署ということで、経理や人事担当者などがマイナンバー対応の担当者ということになるでしょう。これらの担当者が主導して、企業でのマイナンバー管理・運用を推進していきます。

個人番号を取り扱う際は、既存の事務業務とは全く異なる作業が多く発生しますので、マイナンバー制度導入の新運用に則したマニュアルの整備が必須となります。また、個人番号が付加される特定個人情報に関しては、取り扱い上の制限がこれまでの個人情報より格段に厳しくなるため、社内規程の見直しも必要になります。これまでの業務フローを改変し、新規業務フローを立ち上げ、それに対応した事務作業を行える準備をする。そして、社内規程を整備し直し、新たなITシステムを構築するには相当の時間とコストがかかります。

外部企業が制作した業務のシステムのパッケージソフトを使用している場合は、そのソフトのバージョンアップがされると思われますが、自社で全て、あるいは一部分を自社で業務のシステムを制作している場合は、システムへの影響を調査して対応しなければなりません。

マイナンバーを安全に運用・管理していくためには、経理や人事担当者のみならず、全従業員がマイナンバーについて理解し、責任感を持って取り組むことが重要です。勉強会を実施して社内教育を徹底し、マイナンバー制度開始の時を安心して迎えられるようにしましょう。