マイナンバーの規定マニュアルについてのひな形を紹介！

必ずしも平成２８年１月のマイナンバーの利用開始までに
どうしても、取得しなければならないものではありません。
例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、
平成２８年１月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、
平成２９年１月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーが必要です。

① 安全管理措置に関するマニュアル
② 委託に関するマニュアル
③ 事務取扱担当者に関するマニュアル
④ 従業員等に関するマニュアル

従業員に個人番号カードの取得を強制することは、会社はもちろん、国でもできません。あくまで作成は任意です。ただし、顔写真のある個人番号カードは、会社の事務手続き上本人確認が容易ですから、従業員を対象にマイナンバー講習会を行って、個人番号カードの安全性や利便性を知ってもらい、自主的な取得を促すことが大切です。なお、スマホを使えば、自撮写真を使うことで、実質的に費用をかけずに申請することが可能です。

「100名以下」の事業者の同規定の作成は「努力義務」となっていますが、罰則規定については企業規模に関係なく課せられますので、マイナンバー制度と従業員の特定個人情報等の取扱いは理解しておく必要があります。

また100名以下（10名以上）でも社内規定を変更した場合は届け出が必要です。

実務上は、「特定個人情報管理規程」というような就業規則の別則を作成し、「就業規則」の本則には、「特定個人情報等の取扱いについては「特定個人情報管理規程」による。」というように定めれば就業規則の本則をあまり変更せずにすみます。「取扱規程」（業務フローやマニュアル）は就業規則ではないため事務取扱担当者のみが閲覧できるよう制限すれば、安全管理措置としても有効です。

系列企業間であっても、別法人への提供をしてはならない

・別法人への流用なんぞ、まったく違法行為でしかない
・いつでもどこでも、法定の範囲でしか利用できない

番号確認に使用した通知カードや個人番号カードの写し、本人確認に使用した運転免許証やパスポートの写しなどについて、収集後にどう取り扱うかという法的な規定は、平成27年7月13日時点では存在しません。従って、事業者の裁量で保管するか廃棄するか（あるいは返却するか）、を決めることになります。