マイナンバーの理解は誤解を招かないことが大切

中小企業でマイナンバーへの理解を従業員に教える際には、誤解を招かいないようにするのが大切です。ではそのためには何が必要なのでしょうか。

きちんと理解していますか?

遅れが目立つ中小企業のマイナンバー対応--今から取り組む際のポイント - ZDNet Japan (40081)
企業規模からみると、小規模な企業ほど「マイナンバー制度自体がわからない」「マイナンバー対応について何をすべきかわからない」といった回答が多くなっています。回答期間が3月から5月にかけてということですから、現在ではこの状況も改善していると思われます。ただ、内閣府が9月3日に公表した「マイナンバー制度に関する世論調査」 (調査時期:7月23日~8月2日)でも、マイナンバー制度の認知度では「内容まで知っていた」は43.5%にとどまっており、後者が国民向けの調査ということを考えても、全体の認知度がこの時点でも半分にも達していないことからすると、中小企業の対応の遅れはまだまだ続いていると考えられます。
マイナンバー制度の開始までにすべての企業が対応できているわけではないなと感じています。
マイナンバー自体に詳しい人が半分にも満たないという状況の中で、企業が制度に対応するというのは無理が出てきます。
先ずは管理側のキチンとした理解が必要になってきます。

実は退職時にもマイナンバーが必要なんです。

マイナンバーの書類には基本的に番号を記入する欄があるので、分かるかとは思いますが、思い込みで大丈夫だろうなどと考えてしまうとこのような場合に失敗してしまうかもしれませんよ。
マイナンバー制度 マル扶の様式『案』が公表 | 税務情報 (40068)
 「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)(平成25年法律第27号)」が平成27年10月5日から施行されたことに伴い、一般の中小企業退職金共済制度においても、被共済者(従業員)の退職等が平成28年1月1日以後の場合、退職金等の支払の際に作成し、税務署等に提出する法定調書(源泉徴収票や支払調書など)に請求人(被共済者又は遺族)の行政手続における特定の個人を識別するための番号(マイナンバー)を記載する必要があります。
毎年の税金の手続きにマイナンバーが必要というのは多くの従業員も想像がつくと思います。
ですが退職金を定めている企業等では退職時にもマイナンバーを必要としますので、従業員に前もって知らせましょう。

仮に知られても・・・

マイナンバーは、番号を知っているだけでは詳しい個人情報はわからないことになっています。
2017 年1月からはインターネットで閲覧(マイナポータル)が始まりますが、マイナポータルを利用する際は、個人番号カード(2015年10月に届く通知カード とは別物です)に格納された電子情報とパスワードを組み合わせて確認する公的個人認証を採用し、マイナンバーを使用しない仕組みが考えられているようで す。
ですから、マイナンバーを知っているだけで全ての情報が知られてしまうわけではなく、その点を従業員に説明すると良いでしょう。
私も実はマイナンバーを知られたら、個人情報が漏れると思っていた一人です。
実際はマイナンバーを知られたとしても、詳しい個人情報が漏れるわけではないのですね。
従業員にもそう言った事実を予め知らせておくことで少しは安心させられるのではないでしょうか。
2015年マイナンバー対策!中小企業の社長と経理の必須事項 (40071)

紙での管理も考えられます。

キングジム、マイナンバー関連の書類管理に役立つ製品3種を発表 - ジョルダンニュース! (40077)
サイバー攻撃の被害にあわないためには、パソコンで管理をしなければいいのです。従業員のマイナンバー通知カードのコピーを取り、紙媒体をファイリングして保管すれば、ネットワークを通して情報を盗まれることはありません。マイナンバーを記載する必要がある場合に、誰もいない場所でファイルを見て手書きでマイナンバーを記載するという方法をとれば、情報漏えいのリスクは格段に減少するでしょう。手書きでの記載は、パソコンでの入力に比べて労力を使いますが、従業員数が多くなければ、それほど苦にはならないでしょう。
紙媒体での管理はパソコンでの管理に比べ、確かに情報漏えいのリスクは低くなるだろうと思います。
しかしその分、手作業で管理しなければならないので大変さは増すはずです。
従業員の数が多かったり取引先などが多かったりすると必要なときに利用するのに手間と時間もかかるかもしれません。
どちらが得かをしっかり見極めていきましょう。

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