従業員のマイナンバーを会社が収集するときの注意点とは？

従業員のマイナンバーは、平成28年1月以降に行政機関等の個人番号利用事務実施者へ提出する書類に記載すべきときまでに取得すればよいので、必ずしも平成28年1月のマイナンバー制度利用開始にあわせて取得する必要はありません。平成28年1月に支給する給与の源泉徴収を甲欄で行うためには、支給前までに平成28年分の扶養控除等申告書の提出を受ける必要があります。このときにマイナンバーも記入してあったほうがよいのですが、個人番号カードの発行は、平成28年1月からなので、下記（3）の本人確認手続きを考えると、実際にはマイナンバーの取得が遅れても問題はないと思われます。

従業員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を提出する場合、従業員が扶養親族の本人確認をすることになりますが、従業員の扶養親族が国民年金3号被保険者の届け出をしている場合は、企業が扶養親族の本人確認することもあります。

•個人番号カードの場合
１枚でマイナンバーの確認と身元確認が可能です。
•個人番号カードを取得していない場合
通知カード+免許証ｏｒパスポート等で確認を行います。
•通知カードを紛失している場合
住民票（マイナンバー付）+免許証ｏｒパスポート等で確認を行います。

従業員の扶養家族についても、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。特に扶養家族というのは、なりすましをされると税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるものですから、行政の側としては最も厳重に確認をとりたい部分だといえるでしょう。

ただし、扶養家族の場合には利用目的によってその方法や確認を行う担当者が異なってくることに注意が必要です。

会社に届出をするのは被保険者となっている扶養家族自身です。そのため、本人確認の義務を負うのは会社ということになるので注意しましょう。ただし、これは形式上のことであって、従業員に代理で本人確認を行ってもらうことはルール違反ではありません。

マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。
　委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。（2014年6月回答）

外部に委託したからといって、責任がなくなるわけではありません。あくまでも、マイナンバーを本来扱うべきなのは事業者なのですから、委託先から個人情報が流出した場合には一緒に責任を負うことになります。