企業やフリーランスが行うべきマイナンバー対策とは？

平成27年10月より、マイナンバーの通知が開始されるなど、平成28年1月からのマイナンバー制度の利用開始に向けて、事業者も対応が必要と聞きました。具体的には、どのような対応を行えばよいか教えてください。
A.マイナンバー制度は、パートやアルバイトを含む従業員を雇用するすべての民間事業者が対象ですので、個人事業主もマイナンバーを取り扱うこととなります。実務的な対応はもちろん大切ですが、個人情報の取り扱いに対する意識を高めることも必要となり、事業者には幅広い視点からの対応が求められているといえます。

平成25年5月にマイナンバー法（通称）が成立し、平成27年10月からマイナンバーの通知が行われます。マイナンバーは、国民一人ひとりに付されるとともに、各事業者には法人番号が付されることとなっています。
　平成28年1月より、社会保障・税・災害対策の3分野でマイナンバーの利用が開始されます。マイナンバー制度は、パートやアルバイトを含む従業員を雇用するすべての民間事業者が対象ですので、個人事業主もマイナンバーを取り扱うこととなります。
　現時点では、限定的な利用にとどまるマイナンバーではありますが、将来的には幅広い分野での活用が検討されています。さまざまな場面でマイナンバーが利用できるようになれば、生活や業務の利便性が増していく一方で、万が一情報が漏えいした場合のリスクも大きくなることが予想されます。このため、マイナンバーを取り扱う事業者はその対応に細心の注意を払う必要があります。

まずはどういった業務や書類がマイナンバーの記載対象になるか整理します。
以下に記載されているのが現時点で決まっているマイナンバーを記載する必要のある書類になります。

マイナンバーの記載が必要な書類

税務署等に提出する法定調書・申告書・届出等の税務関係

扶養控除等（異動）申告書
給与所得の源泉徴収票
給与支払報告書
支払調書、等

雇用保険、健康保険、年金等の社会保険関係

雇用保険被保険者資格取得届
資格喪失届等
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届・資格喪失届
健康保険被扶養者（異動）届・国民年金第3号被保険者届等
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
業務や関連書類の洗い出しが終わったら、次はどの人のマイナンバーを収集する必要があるのか確認します。

マイナンバーを収集する必要がある対象者

従業員（役員・パート・アルバイトを含む）とその扶養家族
※派遣社員の場合は、派遣元が全ての手続きを行うので、取得する必要はありません。
地主・大家（個人賃貸業者）
弁護士・税理士・社労士等の報酬支払先
外部の報酬支払先（講師謝礼や出演料等）
配当を支払う株主

利用目的の通知・公表
マイナンバーを利用するときは、利用目的を本人に通知、または公表しなければなりません。このとき、複数の利用目的をまとめて明らかにすることは可能ですが、利用目的を超えて利用することは認められず、利用目的を後から追加することもできません。
ただし、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更することは、本人への通知等を条件として認められます。
たとえば、雇用契約に基づく税務事務を利用目的として従業員のマイナンバーを取得した場合、その従業員が会社の株主であったとしても、配当の支払いは雇用契約と関連するものではないので、配当金の支払調書作成事務に利用しようとするときは、あらためてマイナンバーを取得する手続きが必要です。しかし、健康保険等の社会保険関係事務にマイナンバーを利用することは、社会保険関係の事務が雇用契約に基づくものですから、本人への通知により利用目的の変更として認められます。

マイナンバー制度に関して、フリーランスがまず初めに対応すべきことは、「個人番号カードの取得」を行なうこと。ここは誤解されやすい点なのですが、先ほど説明した住民票の住所に届くものは「通知カード」であり、「個人番号カード」は申請しなければ取得することができないのです。
では、なぜこの「個人番号カード」を取得したほうが良いのでしょうか。それは、本人確認を行なう際、「通知カード」の場合は追加で身元確認書類（運転免許証等）の提示が必要になるのに対し、「個人番号カード」を持っている場合、1枚で済んでしまうためです。
これらの違いから、ぜひ「個人番号カード」を取得したほうがよいと言えるでしょう。ちなみに、「個人番号カード」の申請は、郵送される「通知カード」とともに送られてくる「個人番号カード交付申請書」に必要事項を記載し、行なってください。
◼︎ 通知カード：本人の氏名、住所、生年月日、性別、個人番号が記載されたカード。本人確認の際には、通知カードによる番号確認と運転免許所等の身元確認も必要。
◼︎ 個人番号カード：本人の氏名、住所、生年月日、性別、個人番号等が記載され、本人の写真が表示される、ICチップ付きのカード。本人確認の際には、個人番号カードだけで足ります。

【仕事を発注した場合】

仕事を発注した場合には、受注したときと逆の立場になります。つまり、支払調書に、報酬を支払った相手のマイナンバーを記載しなければなりません。

ただし、支払調書を提出しなければならないのは、あくまでも「源泉徴収義務者」だけです。源泉徴収義務者は、「すべての法人」「一定の要件に該当する個人」「給与などの支払をする学校や官公庁」などです。

【従業員を雇用している場合】

フリーランスの方で、従業員を雇用している場合には、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得する必要があります。この場合の従業員には、パートやアルバイトも含まれます。

上記1、2と同様に「税」の分野で、そして「社会保険」の手続きで使われます。

具体的には、「源泉徴収票」「給与支払報告書」「社会保険関連の被保険者資格取得届」などの提出書類に、マイナンバーを記載します。

ただし、マイナンバーはあくまでも、法律や条例で定められた手続きにのみ、使用することができます。それ以外で、マイナンバーの提供を求めたり、収集・保管したりはすることはできません。

また、マイナンバーの取得は、マイナンバーの利用が開始される2016年（平成28年）1月にする必要はありません。あくまでも、マイナンバーを記載する必要のある法定調書を提出するときまでに取得すればいいとされています。