【安全/簡単/低コスト】中小企業歓喜の「マイナンバー取得・保管セット」

従業員などから収集したマイナンバーは、電子データであれ、書面であれ、マイナンバーの記載が義務付けられている書類の作成に利用するまで、保管しておくことになります。

１０月に施行されるマイナンバー法により、個人情報保護法では適用除外だった小規模事業者も安全管理が義務づけられる。

大企業向けには、クラウドシステムを使った管理ツールを各社が開発している。半面、高度なセキュリティー確保のためには高額な費用がかかるため、余裕のない中小企業にとっては負担増となる。

マイナンバーは要保護性の高い個人情報です。企業は、単に通知カード等のコピーを取って保管すればいいというものではなく、取得時においても公的書類による「番号確認」や写真付公的書類による「身元確認」などの厳格な「本人確認措置」が義務付けられ、様々な厳しい規制が設けられています。

マイナンバーの取得、保管、廃棄または削除をする方法には様々なものがあります。しかし、中小企業では、あまり高価なシステム等の導入はできないのが実情です。

日本法令が事業所を調査したところ、従業員２０人ほどの中小企業では、紙の書類による管理へのニーズが高いことが分かった。

クラウドシステム導入に比べ、書類での管理は中小企業にとって、費用のほか事務負担などを抑えられる利点がある。

各種法令用紙を製造販売している日本法令は、マイナンバーを安全・簡単に低コストで管理できる書類ベースの「個人別・世帯単位【従業員用】マイナンバー取得・保管セット」を発売した。

「個人別・世帯単位【従業員用】マイナンバー取得・保管セット」は、事業者のコスト負担を最小限に抑えるとともに、簡単かつ安全に、マイナンバー法の求める安全管理措置を満たすことができます。

需要に対し生産が間に合わないほどで、すでに累計３万セットが売れ、初年度は２０万セットの販売を計画している。

８月に初回出荷分８０００セットを発売すると、３日間で売り切れた。その後も、注文は途切れることがなく、委託印刷先の製造ラインはフル稼働しているものの、常に品薄状態が続いているという。

「個人別・世帯単位【従業員用】マイナンバー取得・保管セット」は、以下の4つの帳票・ファイルから構成されています。
・個人番号台帳兼届出書
・個人番号取得用封筒
・個人番号台帳保管パック
・保管バインダー
この4つの帳票・ファイルで、簡単に管理ができます。

事業所はＡ４判の台帳を配布。従業員は個人番号などを記載し、身分証明書の写しとともに、専用の封筒に入れて提出する。担当者は、記載内容を確認したあと、専用バインダーにとじて、鍵のかかる書棚などで保存する。

【商品概要】
注文番号：マイナンバー2-S
商品名　：個人別・世帯単位【従業員用】マイナンバー取得・保管セット
価格　　：3,456円(本体3,200円)
ISBN　　：978-4-539-77047-4
＜セット内容＞
1. 個人番号台帳兼届出書　・・・10組(ノーカーボン・2枚複写)
2. 個人番号取得用封筒　　・・・10枚(A4用封筒・グレー厚紙／裏地紋仕様)
3. 個人番号台帳保管パック・・・10枚(A4変形封筒・グレー系厚紙／窓付)
4. 保管バインダー　　　　・・・1冊(4穴・約20名ファイリング可能)

(1) 個人番号台帳兼届出書
個人番号の取得とその後の管理台帳として利用します。
＜特色＞
1　個人別・世帯単位の管理ができる
2　必要なくなった個人番号欄を切り離すことができ、簡単に廃棄することができる
3　国民年金第3号被保険者の委任状を兼ねることができる
4　事業者記入欄によりマイナンバー取得日等の履歴がとれる
5　利用目的の特定・通知を兼ねることができる
6　必要となる本人確認書類がひと目でわかる

(2) 個人番号取得用封筒
封入書類が透けないようセキュリティ対策を施した封筒です。
＜特色＞
1　封筒内面には地紋印刷を施してあり、用紙自体も厚手の仕様になっているので透けない
2　誤配時の開封リスクを防ぐ仕様になっている

(3) 個人番号台帳保管パック
(1)の個人番号台帳兼届出書と扶養家族の人数分の本人確認書類等を世帯単位で保管・管理できる封筒です。
＜特色＞
1　従業員、扶養家族の個人番号をひとまとまりに管理できる
2　取扱履歴の管理表も兼ねる

(4) 保管バインダー
(3)の個人番号台帳保管パックごと保管できる専用バインダーです。
＜特色＞
1　書類ベースの特定個人情報ファイルとなる
2　簡単にわかりやすく管理できる