従業員のマイナンバーはどうやって扱えば良い？注意点などをまとめました！

「平成28年分 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を1枚でも受け取る瞬間までに、「安全管理措置」を講じていなければなりません。
「安全管理措置」は6項目あります。
A：基本方針の策定（任意）
B：取扱規程等の策定（義務）
C：組織的安全管理措置（義務）
D：人的安全管理措置（義務）
E：物理的安全管理措置（義務）
F：技術的安全管理措置（義務）

・マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに大切に保管するようにしましょう。無理にパソコンを購入する必要はありません。
・パソコンがインターネットに接続されている場合は、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなどセキュリティ対策を行いましょう。
・従業員の退職や契約の終了などでマイナンバーが必要なくなったら、細かく裁断するなどマイナンバーの書いてある書類を廃棄しましょう。パソコンに入っているマイナンバーも削除しましょう。

年末調整や法定調書の作成を税理士事務所に委託している場合、従業員などのマイナンバーの取り扱いも税理士事務所に委託することになります。この場合、マイナンバーを管理するシステムも税理士事務所が利用するシステムに依存することになります。

さらに、注意してほしいのは、従業員が単に不注意で個人情報を流出してしまったような場合ですが、番号法(マイナンバー法)に触れず、罰則の適用がない場合でも個人情報保護法に触れる可能性があるということです。
個人情報が流出すれば、会社の社会的信用は失墜し、慰謝料も払わねばなりません。

一般的に、情報流出事件で、慰謝料が裁判所から求められた場合、1件について、5,000円から15,000円程度の支払いがなされているという判例がありますので、これが先例として踏襲されるのではないかと言われています。ひとたび、個人情報が流出して、慰謝料の請求が認められれば、件数にもよりますが、中小企業では、すぐに経営危機に陥ってしまいます。

マイナンバー法では、不正を行った社員だけではなく企業に対しても罰則が科せられる場合があります。そのため、マイナンバー取り扱い方法を全社員へ周知することは必須です。
社員研修や勉強会の開催、ガイドラインの作成など全社員がマイナンバーの理解を深められるような対策が求められます。内閣官房からマイナンバー制度に関する詳しい資料が配布されているため、周知の際に活用しても良いでしょう。

・人的ミスによる漏えいリスク対策は、担当者への教育を繰り返し行うことです。
・マイナンバーの収集開始前に、担当者に社内ルールを周知徹底させる教育を実施しましょう。

マイナンバーの導入に伴い、企業は社内のシステムを変更する必要があります。例えば、マイナンバーは社会保障や税に関する分野で利用するため、既存の給与システムの変更が求められます。
これまでエクセルなどを使用して給与業務を行っていた場合、情報の持ち出しが容易であるため危険です。このような状態でマイナンバーが漏えいしてしまうと、マイナンバー法の「技術安全管理措置」を怠ったと見なされ、罰せられる恐れがあります。そのため、エクセルではなく別の方法に置き換えるなど、社内のシステムを変更することが必要です。

次に、マイナンバーについて誰が何をするのかを明確にしよう。取得者・利用者・税務署への提出者・保管者・廃棄者・責任者などを明確にして、会社としてどのような体制でマイナンバーを取り扱うかを明らかにしよう。

体制を整備する趣旨は、マイナンバーに限らず通常の業務でも同様であるが、誰が何を担当して誰が責任者なのかを明らかにしていないと、複数の担当者が重複してマイナンバーを取得しようとしたり複写したりするなどの恐れがあることである。またマイナンバーを施錠管理していたとしても、鍵の管理者が曖昧であれば、安全な保管とはいえない。そのようなことがないよう、取扱者・責任者を明確化しよう。