平成29年の年末調整は、今までと、どう変わる？

マイナンバーの国民1人1人への通知が平成27年10月5日からスタートします。このマイナンバーの利用開始は平成28年1月からとされています。平成28年1月以降支払う給与や報酬については、源泉徴収票や支払調書にはマイナンバーを記載しなければなりません。

そのため、今年の年末調整時（平成28年分扶養控除等申告書の提出時）に、従業員とその扶養家族のマイナンバーを集めるという作業が必要になるのです。

『給与所得の源泉徴収票（支払報告書）』にマイナンバーを記載するのは、平成28年分の『給与所得の源泉徴収票（支払報告書）』からです。2015年（平成27年）10月2日の改正により、従業員へ渡す『給与所得の源泉徴収票』に、マイナンバーを記載しない ことになりました。

その年の最初に給与の支払を受ける日の前日（中途就職の場合には、就職後最初の給与の支払を受ける日の前日）までに提出してください。

民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成２８年１月以降（厚生年金、健康保険は平成２９年１月以降） は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。

平成28年1月に在職している従業員が年末まで働いているとは限りません。

1月や2月の間に退職し、その後、会社からは連絡が取れない状態になってしまったらどうなるでしょうか。平成29年1月に源泉徴収票や給与支払報告書を作成する際に困るに違いありません。平成27年の年末調整時に提出してもらう平成28年分扶養控除等申告書にマイナンバーを記入してもらわないといけないのです。

マイナンバー制度は、企業にとって負担が純粋に増える制度といえます。

このマイナンバーはこれまでの個人情報と違って、その取扱いに関してマイナンバー法で非常に厳しい制限が定められており、マイナンバーの情報漏えいや利用違反については、非常に重い法定刑が科せられることになっています。

安全管理措置とは、事業者が個人番号及び特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止等のために設定された措置のことです。マイナンバーは、この安全管理措置などが義務付けられます。

1. 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする
事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にしておく必要があります。

2. 特定個人情報等の範囲を明確にする
事業者は、1で明確にした事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておく必要があります。

3. 事務取扱担当者を明確にする
事業者は、1で明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておく必要があります。

4. 基本方針を策定する
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定する必要があります。

5. 取扱規程等を策定する
事業者は、1～3で明確にした事務における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために、取扱規程等を策定する必要があります。

3）安全管理

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）とその番号提供者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要だとされています。

従業員から提供を受けたマイナンバーについては、その従業員が勤務している間は、源泉徴収票作成事務などで利用することから、継続的に保管することができます。

源泉徴収票の作成事務等で個人番号関係事務を処理する必要が無くなり、法令により定められている保存期間を経過した場合には、そのマイナンバーをできるだけ速やかに復元不可能な手段により廃棄・削除しなければなりません。

従業員が退職した場合には、退職したからといって、直ちにマイナンバーを廃棄すればよいというものではありません。会社は、従業員に退職金を支払う場合、その従業員からマイナンバーが記載された「退職所得の受給に関する申告書」の提出を受ける必要があります。

平成２７年１０月から、株式会社や有限会社といった設立の登記をした法人などに通知される１３桁の番号のことです。法人番号はマイナンバーと違い、誰でも自由に使用することができます。

個人事業主が従業員に配布する平成28年分の『給与所得者の扶養控除等の（異動）申告書』に、「給与の支払者の法人（個人）番号」欄（青枠の欄）に番号を書くかどうかについては、『この申告書を受理した給与の支払者が、給与の支払者の法人番号又は個人番号を記載してください。』と裏面に記載されているため、従業員から受領した後に記載するのが正しいようです。