マイナンバー制度も本格的に始まり、企業担当者の方は従業員のマイナンバーを収集・管理することにてんてこ舞いかと思います。特に従業員数が多い企業では番号を収集するだけでも大変でしょう。企業のマイナンバー対応に負担が増加する中、IT技術を利用したマイナンバー収集が注目されています。マイナンバー収集の負担を和らげる方法を探している方向けに顔認証やスキャンなど最新のIT技術を利用した収集方法を紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。
事業者にはマイナンバーの収集管理義務があります！
マイナンバー制度がスタートすると、民間企業の事務処理にもいくつかの変化が出てきます。中でも最大の変化は、従業員のマイナンバーを収集して管理しなければならないという点でしょう。
パートやアルバイトを含む従業員を雇用するす べての民間事業者が対象ですので、個人事業主もマ イナンバーを取り扱います
手続としては、従業員やその家族のマイナンバーの取得と 書類への記載、関係機関への提出が必要です
マイナンバーの収集は企業が必ずしなければいけない作業ですが、従業員がたくさんいる企業にとっては重労働です。しかしマイナンバー事務をやらないわけにはいかず、かといって本業に携わる時間をいたずらにとられたくないですよね。というわけでマイナンバーの管理には専用のソフトを使うようにしましょう。
マイナンバー収集作業にIT技術が注目を集める！
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こうしたなか、マイナンバーを収集する企業の負担を減らすとともに、確実に集められるよう、ＩＴ技術を活用したシステムの開発が広がっています。
こうしたなかＮＥＣは、スマートフォンを使った画像検索の技術を活用してマイナンバーを収集できるビジネスを始めました。従業員がスマートフォンで、専用のサイトに通知カードを撮影した画像を送信するだけで、会社側の登録が完了する仕組みです。
また富士ゼロックスは、従業員が提出した通知カードのコピーを複写機でスキャンするだけで番号を登録できるシステムを開発しました。会社側は、番号を手作業で入力する必要はないということです。伊藤彰一郎マーケティング部長は「人の出入りが多い企業などに使ってほしい」と話しています。
手間のかかるマイナンバー収集作業をITで効率よく行うことができれば経費と負担の削減につながりますね。
NECの画像認証アプリを利用したサービス！
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給与、扶養手当などの関係で、膨大な数のマイナンバーを収集しなければならない。このためNECのソリューションでは、マイナンバー収集への取り組みを強化しているという。マイナンバー対応で民間企業側がとくに苦慮すると予想されるこの収集と管理には、「マイナンバーBPOサービス」、「EXPLANNER/FL」、そしてクラウド型/オンプレスミス型の3つのサービスを提供する。
「社員など社内関係のマイナンバー収集には2つの方法を用意しています。ひとつはスマートフォンやタブレットの利用、もうひとつは社内イントラネットを活用した方法です。スマートフォンでの収集には専用アプリを用意し、画像認証アプリを利用してカードの画像を撮影してもらうことで、自動的にマイナンバーのデータベースに送信されます。イントラネット利用のケースでは、当社のワークフローツール『EXPLANNER/FL（FlowLites）』を活用します。ワークフローが表示され、従業員が番号を入力すると個人番号システムに登録されるようになっています」（小松氏）
カードを撮影するだけで番号を集めることができればかなり収集業務がはかどりそうですね。
スキャン技術だけじゃない！マイナンバー全般をカバーする富士ゼロックスのソリューション！
お客様が取り組まなければいけない対応業務を、富士ゼロックスでは「取扱規程策定業務」「入手業務」「取扱業務」「調書提出業務」「安全管理措置」の5つの領域で整理しております。
各領域ごとのお客様の課題やお困りごとに対して、柔軟かつ網羅的に対応できる各種ソリューション＆サービスをご提供しています。
マイナンバー取得管理支援ツール
入手業務から利用、保管、廃棄、それらの履歴管理を一元的に運用できます。
誰でも対応可能な紙による入手で、手戻りを最小化、確実で効率的な取得・管理業務を遂行できます。また取扱規程、運用手順書がセットになっており、制度開始に向けた準備が短期間で可能になります。
マイナンバーの入手業務においてスキャン技術を取り入れているほか、取扱規程策定から調書提出、安全管理措置まですべてやってくれるようです。