民間企業も学んで覚えよう！マイナンバー制度についての知識と対応。

Ｑ8－1　法人番号は何桁ですか？
Ａ8－1　法人番号は数字のみで構成される１３桁の番号になります。会社法等の法令の規定により設立登記をした法人（設立登記法人）の場合は、商業登記法に基づく会社法人等番号（１２桁）の前に１桁の検査用数字を加えた番号になります。（2014年7月更新）

Ｑ8－2　法人番号の利用範囲は個人番号と同じですか？
Ａ8－2　法人番号自体には、マイナンバー（個人番号）とは異なり利用範囲の制約がありませんので、どなたでも自由にご利用いただくことができます。
　行政分野における法人番号の利用について申し上げますと、平成２８年１月以降、税分野の手続において行うこととされており、例えば、法人税の申告の場合、平成２８年１月以降に開始する事業年度に係る申告から法人番号を記載いただくこととなります。（2014年7月更新）

Ｑ8－3　法人番号はどのような団体に指定されるのですか？
Ａ8－3　法人番号は、①　国の機関　②　地方公共団体　③　設立登記法人
　④　①～③以外の法人又は人格のない社団等であって、所得税法第230条に規定する「給与支払事務所等の開設届出書」など、国税に関する法律に規定する届出書を提出することとされているものに対して指定されます。
　また、上記によって法人番号を指定されない法人又は人格のない社団等であっても、個別法令で設立された国内に本店を有する法人や、国税に関する法律に基づき税務署長等に申告書・届出書等の書類を提出する者など一定の要件に当てはまれば、国税庁長官に届け出ることによって法人番号の指定を受けることができます。
　なお、法人番号は一法人に対し一番号のみ指定されることとなっておりますので、法人の支店や事業所等には法人番号は指定されません。（2014年7月回答）

(1)システム構築においては、プライバシー影響評価（個人情報影響評価）の実施。
(2)システム運用においてはプライバシーマーク認証の適用。

　以上は国から要求されていませんが、自主的に実施する必要があると考えます。安全対策の詳細は、「特定個人情報保護委員会の民間事業者対象に特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に記載されています。

「プライバシー影響評価」とは
パーソナルデータの取り扱いを開始する前 に、発生する可能性のあるプライバシー侵害 リスクを評価し、そのリスクを回避・最小化 する考え方を「プライバシー・バイ・デザイ ン(Privacy by Design)」(PbDと 略 記 ) と いい、近年、世界的に注目されている。一般 的なリスクマネジメントにおいても、事前対 策は事後対策よりも効果的であると認識され ており、その考え方をプライバシー保護分野 に応用したものといえる。

Ｑ:プライバシーマーク（Ｐマーク）にはどんな意味があるの？
Ａ:Pマークを使用することで個人情報を保護する体制がしっかり整備されていることを簡単に社内外にアピールできます。

Ｑ:どれくらいの企業がプライバシーマーク（Ｐマーク）取得しているの？
Ａ:個人情報保護法の施行前の平成16年(2004年)当時は500社程度だった付与事業者数も、保護法のスタートを機に急激に取得事業者は増加し、2009年には全国で1万社を超え、その後も現在まで増加を続け、2015年10月現在　約１４,３００社となっています。　
現在の付与事業者数は一般財団法人日本情報経済社会推進協会　Pマーク制度のページで確認できます。

社会保障・税番号制度の導入に伴い、年金事務所および健康保険組合などに提出する健康保険や雇用保険、年金などにかかる書類や、税務署および市町村に提出する申告書や法定調書などに、個人番号もしくは法人番号を記載することが義務付けられます。

　法人番号の場合は事前に取引先から法人番号の提供を受ける方法以外にも、法人番号公表サイトでも取引先の法人番号を名称などで検索して確認することができる予定です。ただし、法人などには同一名称の法人が存在したり、名称や所在地が変更したりするため、取引先の法人番号を公表サイトで確認できない可能性もあります。その対策として、企業は事前に取引先から法人番号の入手を徹底する必要があります。また、このような事態は多くの企業で起こり得る話なので、各企業が名刺やホームページなどに自社の法人番号を記載することで、取引先の法人番号確認も容易になると考えられます。

　法人番号の利用開始時期についていくつか例を上げると、法人税と消費税は2016年1月以降に開始する事業年度分の申告書から、支払調書や源泉徴収票などの法定調書・申請書などは2016年1月から法人番号の記載が必要になります。

　帳票の印刷などを情報システムで処理している民間企業は、前回（3月15日号7面）でも記載した通り、情報システムの改修（法人番号の入力機能など）が必要になります。個人番号対応に伴う人事給与システム、社会保険関連システム、支払調書作成システムの改修の際には、個人番号だけでなく法人番号の記載も求められることを認識して対応する必要があります。

　法人番号は利用範囲が規定されていないため、行政や民間企業の間で幅広い活用が期待されています。

企業が対応すべきこと「取得・収集」

2016年1月以降、源泉徴収票や支払調書の発行、社会保険や税の手続きにおいて、マイナンバーの印字・提出が必要となります。
そのために、企業は従業員や従業員の扶養家族、弁護士や税理士等の個人取引先、
株主からマイナンバーを収集する必要があります。

マイナンバーを収集する際、法律で認められた利用目的を特定し、通知又は公表する必要があります。
正社員だけでなく、アルバイトやパート、扶養家族がいる場合は扶養家族についても収集の対象となります。

マイナンバー取得・収集の機能について詳しく見る
取得・収集時の本人確認とは

なりすまし防止のため、マイナンバー収集には本人確認が必要です。
本人確認は番号確認と身元確認が必要で、個人番号カードを持っている場合とそうでない場合で必要書類が異なります。

個人番号カードを持っている場合は、個人番号カードのみで番号確認と身元確認ができます。
従業員の場合、雇用関係にあることから本人であることが間違いない場合は身元確認が不要です。

①個人番号の提供を依頼する書面を活用した本人確認
　従業員に対して個人番号の提供を依頼する書面を送付し、従業員がその書面に通知カードや個人番号カードの裏面の写しを貼付して返送する方法です。通知カード等の写しで番号確認を行うとともに、依頼書類に印字した住所及び氏名と貼付されている通知カード等の写しの住所及び氏名が同一であることを確認することにより、身元確認を行います。
　これは個人番号の事務を委託する場合には有効な方法かもしれません。初回の収集時においても、会社は入社時に身元確認のみを行い、番号確認についてはこの方法を利用して委託先にて対応するということも可能でしょう。そうすれば、企業は番号を扱うことがなく、委託先も身元確認の手間が省けます。

②社内ネットワークを利用した本人確認
　社内ポータルを活用して本人確認を行う方法です。年末調整の申告に社内のWEBシステムを活用している企業も多いかと思います。その際、事業者が本人確認の上で従業員に対して発行した従業員固有のログイン用ユーザーＩＤ及びパスワードによりログイン認証することで身元確認を行うことが可能です。
　扶養控除等異動申告書等に入力された個人番号の番号確認については、会社が保有している特定個人情報ファイルの内容と一致しているかの確認を行います。この方法であれば、本人の番号確認や身元確認のための書類の添付は不要となります。

　扶養控除等異動申告書など本人が記載する年末調整関係の申告書は、毎回、本人による個人番号の申告が必要です。つまり、企業は毎年、個人番号の取得と確認が必要になるのです。初回の収集をどのように行うかも重要ですが、その後の運用についても効率良く対応できるよう検討が必要です。