企業の保有する従業員のマイナンバーは安全管理措置が義務付け！

マイナンバー法の施行により、民間企業は、「個人番号関係実務実施者」（マイナンバー法2条13項）として、法令の規定によって、マイナンバーを記載するべき書類の作成および提出業務において必要とされる範囲内でのみ、マイナンバーを取り扱うことになります（同法9条3項）。

代表的なものとしては、税務関連の書類（給与所得の源泉徴収票）が挙げられます。税務署や市区町村に提出する法定調書や各種届けなどに新たにマイナンバーを記載する必要があるのです。また、健康保険、厚生年金保険、雇用保険における被保険者資格の取得・喪失などの届け出の手続きにおいてもマイナンバーの記載が義務付けられています

事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

全ての事業者は、 「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「技術的安全管理措置」「物理的安全管理措置」という4つの安全管理措置を講じる必要があります。

民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

事業者は国の定めた「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に則り、特定個人情報等の厳正な取扱い基本方針の策定や、個人番号取扱い事務と特定個人情報等の厳正な取扱いを確保するために、取扱規定等を策定しなければなりません。

正当な理由なく、業務で取り扱う特定個人情報ファイルを提供した場合には、4年以下の懲役または200万円以下の罰金が科せられ、過失による漏えいの場合でも、裁判所の判断に基づく民事責任が問われることになります。さらには故意／過失を問わず、情報漏えいが明らかになれば、自社の社会的責任は大きく失墜してしまいます。

また情報漏えいを起こしていなくても、第三者機関として設立された特定個人情報保護委員会により情報の管理体制に不適切な箇所を指摘された後、指示に従わない等の命令違反を犯した場合には、2年以下の懲役または50万円以下の罰金、報告を求められた際に虚偽や拒否または検査妨害を行った場合には、1年以下の懲役または50万円以下の罰金となり、企業には従来以上に厳しい罰則が科せられることになります。

まずは、マイナンバーを管理する担当者や部署を把握する必要があります。中小企業が扱うことになるのは、主に従業員のマイナンバーとなります。従業員の税金や社会保険に関わる部署ということで、経理や人事担当者などがマイナンバー対応の担当者ということになるでしょう。これらの担当者が主導して、企業でのマイナンバー管理・運用を推進していきます。

マニュアルを整備して、社内で情報を共有しておくようにしましょう。また、マイナンバーは大変重要な個人情報となりますので、それに関する社内規程の見直しも必要になります。

マイナンバーの漏えい、滅失、毀損を防止するために、施錠できるキャビネットや保管庫が必要です。電子機器を利用する場合は、ユーザーアカウント制限などにより、情報システムを取り扱う事務担当者を限定します。

人事・給与・会計システムなど、マイナンバー対応のためにシステムの改修が必要な場合があります。例えば、源泉徴収票や支払調書にマイナンバーの記載欄が新たに設けられますし、源泉徴収票のサイズは現行のA6サイズからA5サイズに変更になります。マイナンバー制度開始後の規格などに対応するために、業務ソフトについても早めの検討が必要です。

マイナンバーを安全に運用・管理していくためには、経理や人事担当者のみならず、全従業員がマイナンバーについて理解し、責任感を持って取り組むことが重要です。勉強会を実施して社内教育を徹底し、マイナンバー制度開始の時を安心して迎えられるようにしましょう。

万が一、特定個人情報が漏洩してしまった場合、外部犯行や内部犯行に関わらず、過失がどこに（誰）にあるのかの事実を証明する必要が出てきます。