2016年になって事業者はマイナンバーを従業員から収集しなければならなくなりましたが、その保管期間はどれくらいなのでしょか？調べてみました。
マイナンバーの保管期間
従業員から収集したマイナンバー関連の書類には保管期間というものが予め定められているようです。では、現在雇用している従業員と退職した従業員では保管期間は違うのでしょうか？
情報というものはずっと手元にあったほうが何かと都合が良いものですが、万が一漏洩でもしてしまったら大変です。情報が無ければ流出する心配もありませんから、必要がなくなったら早急に廃棄してしまったほうが安心かもしれませんね。
情報というものはずっと手元にあったほうが何かと都合が良いものですが、万が一漏洩でもしてしまったら大変です。情報が無ければ流出する心配もありませんから、必要がなくなったら早急に廃棄してしまったほうが安心かもしれませんね。
特定個人情報はマイナンバー法で利用目的を明示した上で収集し、必要がある限り保管し続けることができます。個人番号カードの有効期間は10年（※20歳未満については5年）ですが、番号そのものは原則として生涯唯一の番号として取り扱うことになっています。何度も収集する手間を省くために、事務手続きで必要な限り保管し続けることができるとしています。マイナンバーのガイドライン内では「保管し続けることができる」という表現で、実質的な保管期間を事業者に委ねています。前提として使用しないデータはできるだけはやく廃棄したり削除したりするようにとの保管制限があるからです。
明確な利用目的が残っている場合は保管できる源泉徴収や社会保険料などの手続きには多少のタイムラグがありますので、退職した翌日にすぐマイナンバーを削除するというのは現実的ではありません。正当な利用目的での必要性がまだ残っている場合には、保管し続けることができます。
ただしこの場合も、当初の利用目的が果たされた場合には速やかに情報を削除しなけれ
従業員のマイナンバー保管方法
従業員から集めたマイナンバーをどうやって保管したらいいのでしょうか？これはそれぞれの事業者に任せられているので明確にこれといった方法は行政からは示されていません。
もちろんガイドラインには安全管理措置の徹底が記されていますが、事業者の規模も業務も異なるので、自分の会社に適した方法を模索していくしかないようです。保管方法そのものは金庫や電子データ化するなど色々あるようですね。
もちろんガイドラインには安全管理措置の徹底が記されていますが、事業者の規模も業務も異なるので、自分の会社に適した方法を模索していくしかないようです。保管方法そのものは金庫や電子データ化するなど色々あるようですね。
個人番号・特定個人情報を保護するために、必要かつ適切な安全管理措置が必要です。
個人番号・特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な安全 監督も行わなければなりません。
例えば「給与所得者の扶養控除等申告書」は７年、「雇用保険の被保険者資格取得届」は４年という保存期間が定められています（社員が退職した場合でも、保存期間中はマイナンバーを保管しておかなくてはいけません）が、この期間が終了したタイミングで速やかに廃棄・削除することが求められます。
2016年（平成28年）1月から実施されるマイナンバー制度。税務や社会保障に関係する書類には、マイナンバーの記載が求められることになります。また、従業員を雇っている事業主の場合は、これらの書類を提出してもらう立場になりますが、マイナンバーが記載された書類は、どのように管理すればいいのでしょうか。廃棄や削除の方法も含めて、説明していきたいと思います。
具体的な保管方法
中小企業の多くが紙媒体でマイナンバー関連の情報を保管することになると思います。それには施錠した引き出しや金庫などが選択されることになるでしょう。ここではそれについての是非と、紙媒体をマスキングしながら保管できるのかということについて調べてみました。
via www.pakutaso.com
マイナンバーの管理を請け負うIT企業の担当者は、
「紙ベースでマイナンバーを保管することは、書類がどこかに紛れてしまったり、閲覧できる人を限定するのが難しかったりと、漏洩リスクが高まります。できるだけ電子データでやり取りすることが望ましい」
と、警鐘を鳴らすが、必ずしも“アナログ保管”が悪いわけではないとする意見もある。
本来、期限到来後は、その書類自体を廃棄しますが、マイナンバー以外の情報を残しておいた方がひょっとすると後々必要なときに助かる、という場合にもあるだろう、ということでマスキング、という手法でもOK、となっています。