中小企業のためのマイナンバー講座｜マイナンバーについて中小企業として知っておきたい情報。

　「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「マイナンバー法」と呼びます）は、マイナンバーを取り扱うすべての事業者に適用されます。

マイナンバー制度は「社会保障・税番号制度」とも呼ばれています。その名の通り、平成 27 年 10 月以降に通知が始まるマイナンバーは、「社会保障」や「税」に関する行政手続きで利用されることになります。具体的には、「社会保険関係の書類」や、「税関係の書類」にマイナンバーを記載する必要が生じます。

企業では、従業員との関係では、健康保険等の「社会保険関係の書類」を行政機関等に提出しますし、源泉徴収票等の「税関係の書類」を税務署等に提出します。また、従業員との関係のみならず、例えば、取引先に関しては、税務署等に支払調書を提出します。

（注）「中小規模事業者」とは、事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く事業者をいう。
・個人番号利用事務実施者
・委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者
・金融分野（金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第１条第１項に定義される金融分野）の事業者
・個人情報取扱事業者

社員100名以下の会社は中小規模事業者なのかと思っていますと、最後の一行が目を引きます。なんと「個人情報取扱事業者」は中小規模事業者には入らないのです。すなわち、個人情報を5000人分以上利用している場合にはマイナンバー対応における「中小規模事業者」にはあたらないのです。

＜１＞本人確認の措置
会社は、税や社会保障関係の事務を行うために、本人等からマイナンバーの提供を受けることになりますが、その際に、会社は必ず本人確認をしなければなりません。いわゆる「成りすまし」を防ぐためにも厳格な本人確認が求められます。

本人確認では、2つのことを確認することになります。一つは、正しい番号であることの確認、つまり「番号確認」です。もう一つは、正しい番号の持ち主であることの確認、つまり「身元確認」です。

＜２＞安全管理の措置
マイナンバーは非常に重要な個人情報ですので、漏えい・滅失・毀損等の防止、その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じる義務があります。番号法により、全ての事業者は、マイナンバーについて安全管理措置を講ずることとされています。担当者任せではなく、会社として取り組む必要があります。

従業員数が100名以下の中小企業は取扱件数がそれほど大きくないこともあり、原則の措置よりも緩やかな特例措置を施用することができます。

・従業員数が100名以下
・民間事業者である
・マイナンバーに関する業務委託を受けていない
・金融分野の事業者ではない
・個人情報取扱事業者ではない

というような場合に、中小企業における特例措置を活用することができるのです。

マイナンバー制度では、社員から番号を収集する際、本人確認と利用目的の明示が義務付けられている。それはパート、アルバイト、契約社員、期間工など非正規雇用の従業員でも同様だ。そのため、小売業、サービス業のように非正規雇用が多い業種は事務負担が大きく、管理も煩雑になる。

また、証券会社、保険会社などの金融機関は法定調書などで顧客のマイナンバーも扱うため、情報管理を徹底する必要がある。