整備事業者もしくは事業者の家族が行うべきことをまとめました。
最初に行うこと
制度の説明と個人番号を提供してもらう必要があるので、その注意点などの社内説明会を開くことです。そのため、会社でマイナンバーを扱う担当者(社長、もしくは奥様、総務経理責任者など)を決め、その人がマイナンバー制度の概要を理解して、社員及び関係先に説明し、お願いする必要があります。
社内だけでパパッと解決するのではなく、お世話になっている会社様や社外事業主に説明、理解をしてもらうためにも慎重に進めるべきですね。
社内規程等については強制ではないが・・・
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マイナンバーを含む個人情報は“特定個人情報”として、個人情報保護法よりも罰則の種類が多く、漏えいなどの違反に対して法定刑が重くなっており、その取扱いは十分慎重に行う必要があります。
また、従業員に対してもしっかりとした管理をすることを示すことが必要です。
ついては、事業者は、安全管理措置の一環として、社内規程(基本方針、取扱規程)等の作成及び従業員への教育等を実施することが必要となります。
中小企業や少人数事業者等は、個人情報を多く扱うことがあまりないので、社内規程の作成は任意ですが、社員や個人事業主の信頼や法律違反を行ってしまった場合を考えると作成した方が良いと思います。「個人情報に個人番号が追加されただけ」というような甘い考えを持たないで下さい。
特定個人情報保護法に違反してしまうと
個人番号を利用する者に関する罰則
〇正当な理由なく、特定個人情報ファイルを提供(個人番号利用事務等に従事する者等)
4年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金又は併科
〇不正な利益を図る目的で、個人番号を提供又は盗用(個人番号利用事務等に従事する者等)
3年以下の懲役若しくは150万円以下の罰金又は併科
〇情報提供ネットワークシステムの関する秘密の漏えい又は盗用(情報提供ネットワークシステムの事務に従事する者)
3年以下の懲役若しくは150万円以下の罰金又は併科
〇特定個人情報が記録された文書等を収集(国の機関等の職員)
2年以下の懲役若しくは100万円以下の罰金又は併科
個人番号等を不正に取得する行為等に対する罰則
〇人を欺き、人に暴力を加え、人を脅迫し、又は、財物の窃取、施設への侵入等により個人番号を取得
3年以下の懲役又は150万円以下の罰金
〇偽りその他不正の手段により個人番号カードの交付を受ける行為
6月以下の懲役又は50万円以下の罰金
個人番号情報保護委員会に関する罰則
〇職務上知り得た秘密を漏えい又は盗用(委員会の委員など)
2年以下の懲役又は100万円以下の罰金
〇委員会の命令に違反(委員会から命令を受けた者)
2年以下の懲役又は50万円以下の罰金
〇委員会による検査等に際し、虚偽の報告、虚偽の資料提出をする、検査拒否等(委員会による検査の対象者)
1年以下の懲役又は50万円以下の罰金
特定個人情報保護法の禁止事項に触れると、上記のいずれかの罰則を受けます。そして、会社のイメージダウンにもなり、社会的制裁を受けることになります。
個人番号の管理で注意すべきこと
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上記のようなサービスを使い、管理を考えてる会社も多いと思いますが、クラウドサービスは委託ではないと考えていませんか?個人番号と関連付けされた個人情報は委託に該当しますので、注意してください。