【マイナンバー対策】中小企業がすべきこととは

まずは、マイナンバーを管理する担当者や部署を把握する必要があります。
中小企業が扱うことになるのは、主に従業員のマイナンバーとなります。
従業員の税金や社会保険に関わる部署ということで、経理や人事担当者などがマイナンバー対応の担当者ということになるでしょう。
これらの担当者が主導して、企業でのマイナンバー管理・運用を推進していきます。

人事・給与・会計システムなど、マイナンバー対応のためにシステムの改修が必要な場合があります。例えば、源泉徴収票や支払調書にマイナンバーの記載欄が新たに設けられますし、源泉徴収票のサイズは現行のA6サイズからA5サイズに変更になります。
マイナンバー制度開始後の規格などに対応するために、業務ソフトについても早めの検討が必要です。

マイナンバーを安全に運用・管理していくためには、経理や人事担当者のみならず、全従業員がマイナンバーについて理解し、責任感を持って取り組むことが重要です。
勉強会を実施して社内教育を徹底し、マイナンバー制度開始の時を安心して迎えられるようにしましょう。

2015年10月よりマイナンバー（社会保障・税番号）が通知されます。
通知が始まり次第、従業員からマイナンバーの提出を受ける「マイナンバーの収集」が始まります。

従業員の源泉徴収票、給与支払い報告書、支払調書などにマインナンバーの記載が必要となるのは2016年1月以降ですが、様式の変更なども行われるため、書類作成業務の手順確認や準備なども必要になります。

早期に番号が必要となる場面例
・年始に雇う短期アルバイトへの報酬
・ 講演・原稿作成等での外部有識者等への報酬
・3月の退職
・4月の新規採用
・中途退職

平成28年1月以降、従業員の社会保険の手続き・源泉徴収・税金の納付・証券会社や保険会社等の金融機関での手続きなどを行う場合に、従業員や扶養親族などのマイナンバーを収集することとなります。

また、外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払い、報酬から税金の源泉徴収を行う場合は、外部の方からもマイナンバーの収集が必要です。

1.マイナンバーを収集する時は、法律の範囲内で利用目的を特定して明示しておく

2.マイナンバー収集担当者が本人確認を行い、従業員等からマイナンバーを収集

●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。
翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
所管法令によって一定期間保存が義務図蹴られている場合など

●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。
マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
保存期間を経過した場合など

企業では多くのマイナンバー情報を管理することになりますが、危惧されるのは情報漏えいや不正利用の問題です。
対策を怠り、マイナンバーを含む個人情報（以下、特定個人情報）の情報漏えいが発生した場合、信用の失墜、企業イメージの低下、損害賠償、マイナンバー法（※）による厳しい刑罰が待っています。

マイナンバーは将来的に利用範囲も拡大し、より個人のさまざまな情報と結びつくため、狙われる危険性が高まります。
また情報漏えいによる影響や被害も大きくなることが想定されます。
それゆえ、企業はマイナンバーの管理にあたり、さまざまなリスクが伴うことを認識しなくてはなりません。
悪意ある「外部からの攻撃リスク」に加え、「内部からの情報漏えいリスク」にも目を向ける必要があります。