人事(企業)と社員の重要な接点ともいえる社内への広報業務。様々な情報が飛び交うマイナンバー制度だからこそ、広報担当者が担う役割も大きいと言えます。広報をテーマにポイントや方法について、ご紹介していきます。
広報の前に押さえておくべき事
従業員への利用目的の告知義務
マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第１８条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。
マイナンバーの主な利用目的
・源泉徴収票の作成
・健康保険の届出
・厚生年金の届出
・雇用保険の届出
・労働保険の届出
・国民年金第3号被保険者の届出
当面このマイナンバーは「社会保障」「税」「災害対策分野」で利用されます。皆さんもご存知のとおり、会社は従業員に代わって、
例えば健康保険や厚生年金の手続き等の「社会保障」関連の業務であるとか、年末調整や住民税の納付などの「税」関連の手続きを行っています。
これらの手続きで作成する帳票類は「税務署」とか、役所、行政に提出します。
この行政に提出する書類、つまり「帳票」に関してはほぼ全てのものに関してマイナンバーの記載が必要になってくるのです。
会社ごとの利用場面を確認しましょう
マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。
義務以外にも、実際にナンバーをどのように扱うのかなど、企業ごとに異なる点があります。法的なルールはあるものの、他の個人情報と同様に、実際に収集したマイナンバーを使用・管理するのは企業です。使用場面や管理保管の方法、また社内規定を確認しましょう。
つまるところ「制度はコウダ」という記事（制度の説明）が多すぎる。そして、稀にでてくる具体的な話が「アンナ不安、コンナ不安」に終始する。。。いや、その組み合わせって、まるで「デフレ・スパイラル」みたい。。。
行政への提出書類に必要なマイナンバーを提出してもらえないという事態は、社員にとっても会社にとっても良い結果とは言えません。制度自体への不安感は払しょくできずとも、安心してマイナンバーの管理を任せられる信頼感を得られるよう、提出する立場に立った広報を心がけましょう。
広報の目的
制度に「不安を感じる」人が 88.6％存在するなど不正利用や情報漏えいなどに不安を抱いている人も多く、セキュリティ対策の周知が重要である点が浮き彫りとなった。
最低限義務付られている事はもちろんですが、国民全体の関心が高いマイナンバー制度だからこそ、根拠のない不安を抱きやすいのも確か。制度自体への不安や憶測の断片的な情報が、提出や企業内管理への不安へ繋がらないよう防ぐことが必要となります。透明性のある広報は、従業員へ安心感を与えるのに非常に重要です。
マイナンバー制度があなたの財産を丸裸に？！
例えば、マイナンバーと預金口座の紐付けが実現されれば、税務署は個人の納税状況と預金額とを参照できることになり、これによって脱税の摘発が容易になるでしょう。さらには、生活保護など社会保障の不正受給も同様です。
悪いことをしていなければ、堂々としていられるはず。それは確かに正しい考えですが、何もやましいことがなかったとしても、「今から監査が入ります。」「今から調査員が調べます。」と言ったら、誰しも少なからず、不安な気持ちを抱くのではないでしょうか。用途や目的を明確にし、安心してマイナンバーを提出できる環境作りをしましょう。
社内広報の方法
①社内LAN（メールも含む）による通知
②社内報や回覧等による提示
②各個人への通知書面の提示
③就業規則への明記
各人に認識を持ってもらい、きちんと広報内容を理解してもらうことが大切。普段広報に使用している手段の他に、関心が高いマイナンバーだからこそ、休憩室などへ簡単なパンフレットの設置も効果的です。社員同士のラフな会話から、個々に解消できる疑問も多いもの。
また、行政サイトにも、広報を支援する資料が豊富です。社内規定と照らし合わせながら、大いに活用しましょう。
マイナンバー社会保障・税番号制度
フリーダウンロード資料ご自由にダウンロードしてお使いいただける資料です。
事業者のみなさまへ | 特集-マイナンバー ：政府広報オンライン
政府の広報・広聴活動をまとめたポータルサイト。内閣府大臣官房政府広報室が運営。
広報の際は、マイナンバー関連の質疑応答窓口を明記することを忘れずに。会社の規模によっては、担当が他部署に渡ります。どこに相談すれば良いかを含め質問できる総合窓口を記載しましょう。