【配偶者のマイナンバー】従業員を代理とする場合をわかりやすく解説

年末調整の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」や健康保険の被扶養者の手続きのように、従業員本人だけでなく、その家族のマイナンバー取得が求められることもある。

扶養家族の場合には利用目的によってその方法や確認を行う担当者が異なってくることに注意が必要です。

税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。

このような場合は、従業員を「個人番号関係事務実施者」とみなすことができる。つまり、従業員が家族の本人確認を行って、事業主へマイナンバーを提出する義務を負う。そのため事業主としてはその書類を受け取って手続きを進めればよく、その内容について責任を負うことはない。

一般的にはこのような実務で問題ないが、国民年金の第3号被保険者（従業員の配偶者）の届け出のように、事業主が配偶者の本人確認を行う制度では別の方法をとる必要がある。

実務的には、従業員が代理人として配偶者のマイナンバーを事業主に提供する、あるいは事業主が従業員に配偶者のマイナンバー取得を委託するという方法を取ることになるだろう。

①従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供する方法
②配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を従業員に委託をする方法

①の場合、手間が相当かかること（第3号被保険者作成の委任状、第3号被保険者の本人確認書類の徴求、第3号被保険者に対しての利用目的を通知する文書の作成）

②の方法に関しては、従業員に本人確認の事務を委託することになるので、番号法第11条に基づき、従業員に対して必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

監督義務を十分にはたしていない結果、個人番号の漏洩等が発生した場合、番号法違反として会社も罰則の対象となります。

従業員の個人の家庭だからこそ、情報管理の対応が難しく、会社にとって大きなリスクとなります。（委託先が会社であれば対応がきちんとできるかと思いますが）
本人確認の事務を従業員に委託することは、実務対応としてはお勧めできません。

実務上は、扶養親族の代理人として従業員がマイナンバーを会社に提出する方法があります。この方法の場合、会社は「代理権確認」「代理人の身元確認」「本人の番号確認」の3つの確認が必要になります。

①の手続ですが、最初は面倒に思われるかもしれませんが、従業員を代理人とする委任状を会社が書式として用意しておきます。
その中に利用目的を書きますので別途通知は不要かと思います。

この委任状と、配偶者の通知カードか個人番号カードのコピー（本人の番号確認）、従業員の個人番号カードか運転免許証のコピー（代理人の身元確認）を提出してもらいます。

本人確認は事業者・団体が、扶養親族の代理人である従業員に対して、行うこととなります。

委任状に関しては下記の内容で大丈夫です。
「私は、国民年金第3号被保険者の届出事務の実施に関して、以下の者を代理人と定め、貴社に個人番号を提供する権限を付与します」
受任者として従業員名を、委任者として配偶者名を書く欄を設けます。

委任状は、従業員の配偶者が国民年金の第３号被保険者の届出を事業者にする際に、従業員が配偶者の代理人として提出する場合に必要となるものです。