中小企業向けマイナンバーの取扱い方法

マイナンバーとは住民1人1人に割り当てられる12ケタの個人番号の事です。平成28年1月より民間企業も従業員の社会保険や税の多続きで取り扱いが始まります。

従業員のマイナンバーを収集する

マイナンバー社会保障・税番号制度 (23506)

従業員のマイナンバーは源泉徴収票などに使用するため人事給与担当課で受け取ります。従業員本人たけでなく、家族の番号も必要です。

企業のマイナンバー取扱い範囲

企業が従業員とその家族のマイナンバーを取り扱う事務の範囲は決まっています。給与所得・退職所得の源泉徴収事務、支払調書に関する事務、共済組合・共済年金届出事務です。
 (23598)

帳票を出力するためのシステム対応が必要になります

マイナンバー法の施行に伴い、会社は様々な人事や給与等の帳票にマイナンバーを記載するためシステムの改修などの対応が必要になります。

パッケージソフトでの対応

給与計算や社会保障関係の帳票をパッケージソフトウェアで利用している場合、マイナンバー制度に対応するためバージョンアップが必要になります。

社内独自のシステムの場合

社内での独自システムを利用している場合は改修が必要です。注意点はマイナンバーの取扱いはマイナンバー法によって厳しく制限されています。アクセス権の範囲など十分に検討して行いましょう。

従業員のマイナンバーの取扱いには注意が必要です

法令に則った書類への記入は認められていますが社員番号の代わりにするなどの利用は認められていません。
マイナンバー法第9条第3頁において、「当該事務を行うために必要な限度で個人番号を利用することができる」と定められています。当該事務とは、源泉徴収票にマイナンバーを記入するなど法令で定められた事務の事です。
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マイナンバーを収集・保管するだけでも違法です

マイナンバー法第20条は第19条で定められている場合以外は個人番号の収集や保管を禁止しています。
第20条(収集などの制限)何人も、前頁各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報(他人の個人番号を含むものに限る。)を収集し、又は保管してはならない。
マイナンバーから個人の税制状況や社会保険、金融資産など様々な情報を読み取ることができます。取扱いやアクセス権限、システムのセキュリティなどの対策が必要です。