中小企業向け！マイナンバー制度で気を付けること

会社は従業員からマイナンバーの提供を受ける場合は、他人の番号の提供など成りすましを防止するために本人確認をしなければなりません。

個人番号カードがある場合は番号と写真が付いているので、番号確認と身分確認が同時にできます。ない場合は別々に確認します。番号確認には通知カード、住民票の写し、住民票記載事項の証明書のいずれかの確認、身元の確認には運転免許証、運転経歴証明書、パスポート、身体障害者手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書などで確認できます。

従業員のマイナンバーは源泉徴収票や社会保険の申請様式が変更され、記載することになります。中小企業は社会保障分野、税分野でマイナンバーを関係諸機関に提供することになります。従業員の扶養家族は利用事務実施者が認めた場合で明らかに本人であることが確認できる場合を除き、本人確認が義務化されます。これはなりすまし等を防ぐためです。

マイナンバーの関係事務を行うすべての事業者が対象になります。利用制限、安全管理措置、提供制限などの保護措置の遵守義務があります。従業員１００名に満たない、かつ個人情報取扱業者でない場合は、中小規模事業者となり、安全管理措置で対応すべき項目に配慮がなされています。

マイナンバー制度により既存の社内システムの見直しが必要です。保険や源泉徴収票にマイナンバーを記載しなけばならないためシステムの改修やバージョンアップ、新規導入などマイナンバーに対応するシステムが必要です。早急に勤怠管理、財務・会計、人事システムの対応が必要です。

マイナンバーには保管と廃棄に制限があります。利用目的に達した段階で、破棄することが義務付けられています。ただし、所管法令によって定められている期間は、これを保持しても良いとされています。例えば給与所得者の扶養控除申告書（異動）などは７年間の保管義務があります。この期間は保持をし、期間終了後は速やかに破棄します。

マイナンバー法では安全管理措置と言って、安全に個人情報を管理するための体制や責任者、教育、監督や個人情報の取扱い場所やシステムのセキュリティなどをガイドラインに沿って見直す必要があります。税理士、社会保険労務士等に納税や保険業務を委託している場合は委託先の安全管理の責任を取ることになりますので契約を含めてしっかりと点検することが必要です。

マイナンバーは大いに期待されている反面、セキュリティなどの懸念材料も指摘されています。取扱い関係者だけではなく会社として安全管理に対して強く意識を持つことが必要だと思われます。会社関係関係者の皆様には非常に時間のないタイトなスケジュールだとは思いますが対応の際のささやかながらの一助になればと思います。