マイナンバーの収集とサービスについて

Ｑ．税や社会保険の手続きに関して個人番号関係事務実施者となる事業者は、平成28年１月（個人番号の利用開始）以前に、従業員などから個人番号を収集することは可能ですか。
Ａ．個人番号の通知を受けている本人から、平成28年１月（予定）から始まる個人番号関係事務のために、あらかじめ個人番号を収集することは可能です。

平成28年分（2016年）給与所得者の扶養控除等（異動）申告書で収集する方法

今年の年末調整時に従業員などが企業に提出する「平成28年分 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の正式な書式が下図のとおり公表されています。この書式では従業員のほか扶養親族の欄にもマイナンバーの記入欄が設けられていますので、従業員が本人および扶養親族分のマイナンバーを記入して提出してもらえば、従業員から必要なマイナンバーを収集したことになります。

収集は、はっきりした利用目的を持って、そのことを従業員の方にお示して、行うことが必要です。そして他人へのなりすましを防止するため、本人のマイナンバーであることを確認し、実施することが必要です。いいかえますとマイナンバーの収集には、目的明確化と本人確認が車の両輪として必要になるのです。

利用にあたっては、特定システムとの依存性はなく、ユーザー側でのシステム構築は不要。マイナンバー収集時は、顧客のニーズに合わせ、スマートフォンのカメラを利用する方式や紙による方式など、多様な方法を提供する。加えて、システムから出力されるマイナンバーデータを専用鍵で暗号化することにより、支払調書などの作成を外部委託する際も安全にデータの受け渡しを行えるようにした。

収集フローは契約者にダイレクトメールでマイナンバーの申し込みが必要であることを通知し、併せて返信封筒と記入用紙を送付。次に契約者が返信封筒に必要書類を返信したうえで、シェアードセンターにおいて返信封筒を受領し、記入用紙に印字されているバーコードをもとに、必要書類の確認と入力(データ化)を実施する。

NTTデータは3月10日、グループ社員を対象に実施している「マイナンバー」番号収集サービスの実証実験の様子を報道機関に公開した。スマートフォンやアプリを利用して機密性の高い番号情報の安全性を確保しながら、効率的に収集することを目指すとしている。

同社は、マイナンバーや業務データを連携させるための独自の暗号化機能および連携データ仕様を会計・給与ソフトメーカー各社に提供し、メーカー各社は自社のマイナンバー収集サービスや給与ソフトにNTTデータの暗号化機能を組み込むことで、税務申告ソフト「達人シリーズ」と、各社のマイナンバー関連サービスや給与ソフトの間で、マイナンバーや業務データを安全に授受することが可能となる。