ちゃんとバージョンアップした？購入した？マイナンバーに対応した給与計算パッケージソフト

正確な報酬を決められた期日まで受け取ることができて、初めて雇用関係が成り立ち、従業員は仕事に向かいます。この報酬を計算するのが「給与計算システム」です。会社と従業員を結びつける極めて重要なシステムということができます。

企業は、社員に給与を支払ったり、社会保険の手続きをしたりする際、また顧客と取引を行う際、書類に固有のマイナンバーを記載する必要があります。

給与所得の源泉徴収票であれば、平成２８年１月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、平成２９年１月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。

給与から源泉徴収しての納税や、健康保険、厚生年金の加入手続きでもマイナンバーが必要になるからです。つまり、マイナンバーを知らなければ、これからは給料を支払ってもらえなくなります。
そして企業は、中小零細企業であっても、給与システムを見直す必要にせまられているのです。

マイナンバー制度では、個人の所得が発生するところ全てにマイナンバーが関係していて、例えば、企業が社員に給料の支払いをするときには、社員のマイナンバーを集めて、「給与支払報告書」に記載のうえ、社員の住む地方公共団体に提出しなければなりません。しかも、収集したマイナンバーが漏れないよう厳重に管理しないと、法律で罰せられることになります。

2016年1月のマイナンバー利用開始時より、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」など、各種法定調書へのマイナンバーの記載が必要になります。人事・給与、会計システムにおいて業務プロセスや情報システムの改修が必要になります。

会社が給与計算をする場合、その延長線上には年末調整事務や法定調書作成事務等があります。法定調書の対象となる金銭等の支払等を受ける人については、その人のマイナンバーの記載も必要となります。

多くの企業では、人事給与システムはパッケージソフトを利用されていると思います。
パッケージソフトでは、マイナンバー制に対する機能強化（バージョンアップ）を必ず実施してきます。
その内容をできる限り早めに把握し、行政からの事務管理ルールと合わせて自社の業務手順に落とし込んで行く必要があるでしょう。

パッケージソフトを利用している企業は、ソフトを提供している企業の方で、マイナンバー制度適用へのバージョンアップを対応すると思われますが、一部でもマイナンバーを使用するソフトを自社開発している企業は、早急な改修作業が必要です。

最新のバージョンではマイナンバー制度への対応が標準またはオプションで対応となっています。それにバージョンアップします。バージョンアップでも対応できない場合は別途購入を検討しなければなりません。

たいていの市販パッケージソフトは、保守契約内でマイナンバーに対応した最新版にバージョンアップ可能なケースが多いですが、サポートが終了している古いパッケージを継続利用している場合は、製品を買い直す必要があります。
自社で利用しているものが、どのような状態なのか、あらかじめ確認をしておく必要があります。

パソコン用給与計算パッケージソフトのマイナンバー対応ですが、以下のような機能が追加され、基本的に製品による大きな差異はみられません。

・あらかじめ給与計算ソフトウェアに登録されている従業員および扶養親族のマイナンバーを入力・登録できる機能
・マイナンバー取扱担当者の登録、担当者のみマイナンバーの登録・編集・閲覧などが行えるようなアクセス制御
・登録されたマイナンバーデータの暗号化
・源泉徴収票等へのマイナンバーの印刷
・マイナンバーに対する操作などのアクセスログ

とても管理できそうにないと思われる場合は、アウトソーシングも1つの手段となります。幸いアウトソーシングのサービス提供事業者は多くありますし、既存のITサービス事業者や会計事務所もアウトソーシングの準備を進めています。相談する価値はあるでしょう。

マイナンバーの管理は全てアウトソーシング会社等に委託することも可能です。これを機に「複雑化する給与関係の定型業務は丸ごとアウトソーシングする」というのも検討の一つかもしれませんね。