マイナンバーと法定調書の関係を再確認しましょう！

法定調書とは、「所得税法」、「相続税法」、「租税特別措置法」及び「内国税の適正な課税の確保を図るための国外送金等に係る調書の提出等に関する法律」の規定により税務署に提出が義務づけられている資料をいいます。
　現在、未施行のものを含め、所得税法に規定するもの、相続税法に規定するもの、租税特別措置法に規定するもの、国外送金等調書法に規定するもの、の61種類の法定調書があります。

給与所得の源泉徴収票

退職所得の源泉徴収票

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

不動産の使用料等の支払調書

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表

「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」や「特定口座年間取引報告書」等については、3年間の猶予規定が設けられています。そのため、配当の支払について、従前の個人株主から番号の告知を受けられなくても3年間は問題ない、ということになります。

マイナンバーを記載した源泉徴収票は、「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」に添付して税務署へ提出することになります。また、従業員の居住する市区町村には給与支払報告書(源泉徴収票とほぼ同様式になると想定されます)を提出することになります。書面で提出するか、電子データで提出(電子申請)することになります。

マイナンバーの取り扱いが必要となる書類の作成事務の範囲を見てきましたが、それぞれの書類の作成にあたっては、上記のような、マイナンバーの収集、保管、利用、提出というプロセスがあります。

マイナンバーの取り扱いが必要となる書類は、社会保障と税の分野の書類ですが、実際に企業で作成しているのか、それぞれの分野の専門家である社会保険労務士や税理士に書類の作成を委託しているのか、で中小企業が果たすべき役割が異なってきます。ただし、書類の作成を委託している場合でも、マイナンバーの収集は中小企業の役割となりますので、「個人番号関係事務実施者」としての責務はおうことに変わりはありません。また、マイナンバーの記載が必要な書類の作成を委託していることは、マイナンバーの取り扱いを委託することにもなり、委託先である社会保険労務士や税理士が適切にマイナンバーの管理をしているかを監督する義務も生じます。