マイナンバー制度が始まりました。企業の対応は？

マイナンバーが企業に与える影響って？

マイナンバーは、2016年の開始時は「社会保証・税・災害対策分野」でのみ利用されます。
企業では源泉徴収票などの所得税関連の書類や、算定基礎届けなど社会保険関連の書類で、
役所に提出するものにマイナンバーを記載しなければならなくなるため、
社内の書類フローの見直しや、帳票類などの改変、システムの改変などが必要となります。

また、マイナンバーは、われわれ一人ひとりを特定できるような非常に機密性の高い情報のため、
プライバシー保護に関して、行政、民間を問わず番号の管理や利用は様々な制約を受け、
制約違反や漏洩に関しては厳しい罰則が設けられる予定です。
企業がマイナンバーを利用する場合は、取得から破棄に至るまで厳格な管理が必要となるため、
相応の社員教育や、情報セキュリティへの対策が求められます。

今回のマイナンバー制度においては、国民のプライバシーへの配慮及び近年増大する情報流出事件などに対応するため、非常に重い罰則規程が存在することになりました。一般人であっても、決して無縁ではありません。

特に個人番号関係の事務を取り扱う場合、思わぬところで刑事罰を受ける可能性もあります。しっかりと罰則規定を理解しておきましょう。

外部へのマイナンバー取扱事務の委託は、可能か？

税理士や社会保険労務士などの専門家に、税関係・社会保障関係の手続を一任している場合や、事業者内部のデータ管理を外部のサーバーなどで行っており、マイナンバーも外部サーバーで取り扱われる場合は、それらの事務につき、委託をしている状態として扱われます。
この「委託」を行うためには、マイナンバー等の提供が必要になってきます。
そして番号法１９条は「特定個人情報の取扱の全部若しくは一部の委託」について、提供可能であると規定しています（同条５号）。
そのため、特定個人情報、つまりマイナンバーとそれに関連付けられた個人情報の取扱については、外部委託をすることが可能です。

特定個人情報の取扱いを委託する際の注意事項

以上で確認したように、マイナンバー取扱事務については、全部または一部の委託が可能です。
これはつまり、マイナンバーの収集や管理、そしてマイナンバーを利用して作成する書類や手続について、専門家に委託することが可能であるということです。
とはいえ、そういった委託が無制限に認められるわけではありません。
番号法では、マイナンバー取扱事務の委託を行う場合について、二つの対策を講じるよう、義務付けています。
それは「委託先の監督義務」と「再委託・再再委託についての委託元の許諾」についてです。

マイナンバー、いつから使うの？
それぞれ人によって違います。
例えば、子育て中の人なら2015年6月の児童手当の現状届けを提出する時、企業に勤めている人なら2016年12月前後の年末調整の時、などです。

マイナポータルとは？

マイナポータルとは、別名「情報提供等記録開示システム」といい、インターネット上で個人情報のやりとりの記録が確認できるようになります。平成29年1月から利用できる予定となっています。ちなみに、以前は「マイ・ポータル制度」と呼ばれていましたが、正式名称が2015年4月に「マイナポータル」に決まりました。

具体的には以下3つのことができます。

・自分の個人情報をいつ、誰が、なぜ提供したかの確認
・行政機関などが持っている自分の個人情報の内容の確認
・行政機関などから提供される、一人ひとりに合った行政サービスなどの確認