不要になったマイナンバーは速やかに削除しましょう！

原則的に、マイナンバーの利用は法律で定められた用途に限定されます。また、従業員にマイナンバーの提供を求める際には、あらかじめ利用目的を明確に説明しておかなければなりません。たとえ本人の同意があったとしても、当初に伝えた目的以外に流用することは認められていません。

マイナンバーはその他の関係法令の規定により保管することが求められています。マイナンバーに関する主な書類の保管期間についてみていきましょう。

・扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書→7年間
・住宅借入金等特別控除申告書→7年間
・源泉徴収票→7年間
・雇用保険関係書類や4年間
・労災関係の書類→3年間
・健康保険・厚生年金保険に関する書類→2年

なお上記の保存期間は書類の保存期間であり、パソコンに入っているデータにはこの期間は適用されません。しかし扶養控除申告書などの税務関係書類についてはデータについてもこの期間が適用されることから、データについても7年間は保存しておきましょう。

法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

特定個人情報が記載された書類は、焼却または溶解により、復元不可能なように廃棄する。
特定個人情報等が記録された機器および電子媒体は、専用のデータ削除ソフトウェアの利用または物理的な破壊により、復元が不可能となるようにして廃棄する。
特定個人情報ファイル中のマイナンバーや特定個人情報を削除する場合、容易に復元できないシステムとする。
特定個人情報を扱う情報システムでは、保存期間経過後にマイナンバーの削除を前提とした機能を盛り込む。
マイナンバーが記載された書類等については、保存期間経過後の廃棄を前提とした手続きを規定する。

雇用契約が継続している場合、社員から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収事務や社会保険届出事務等のために、翌年以降も継続的に利用する必要が認められるため、特定個人情報の継続的な保管が可能です。休職中の社員や、海外赴任中の社員の場合も、雇用契約は継続しているため特定個人情報を継続的に保管することができます。
また、保存期間が経過した書類を引き続き保管したい場合、個人番号部分を復元できない程度にマスキングしたり、削除をすれば、個人番号以外の情報を継続して保管することは認められています。

原則マイナンバーは、目的外利用を禁止しています。

例外的に認められる場合は、金融機関が激甚災害時等に、金銭の支払いを行う場合です。
銀行等が、激甚災害等が発生した場合に、支払調書の作成目的で保有しているマイナンバーを、金銭の支払いという目的のために利用するという場合です。

もう一つが、生命、身体または財産を保護するために必要な場合で、本人の同意があるか、または本人の同意を得ることが困難であるときは、支払調書の作成目的で保有していたマイナンバーを、人の生命、身体または財産を保護するために利用することが出来ます。