様々な行政の提出資料に必要になるマイナンバーですが、年末調整もその一つです。予め知っておくようにしましょう。
マイナンバーの管理は大切なこと
マイナンバーとは行政を効率化し国民の利便性を高め公平公正な社会を実現する社会基盤です。住民票を有する全ての方に1人1つの番号をお知らせして、行政の効率化、国民の利便性を高める制度です。
また国民一人一人も、様々な手続きの際に書類が不要になったり、予防接種や年金なども管理がしやすくなり利便性が増します。
このようなメリットがあるマイナンバーですが、うまく使わなくてはデメリットも考えられます。
その最大のものがマイナンバーの流出による情報漏えいです。
マイナンバーによってたくさんの情報が一元的に管理されているので、マイナンバーが流出するという事は、個人にまつわる多くの情報が流出することを意味します。
だからこそ本人確認が必要なマイナンバーですが、きちんと管理しておく必要があるでしょう。
マイナンバーはそれぞれの部署で用いられます
マイナンバーによって、情報を「一元管理」するようなことは一切ありません。
情報の管理は、例えば、・国税に関する情報は税務署に
・児童手当や生活保護に関する情報は各市町村に
・年金に関する情報は年金事務所になど、今まで各機関で管理していた個人情報は引き続きその機関が管理します。
今までと同じ、必要な情報を必要な時だけやりとりする「分散管理」という仕組みで運用しています。
情報をひとまとめにしたデータベースを作ることはないため、漏れる心配もありません。
行政から外部に情報が漏れる心配はないとされています。
企業側の準備、努力は必要
マイナンバーの適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です。・事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、従業者を監督し、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。
・事業者は、委託先に対する法律上の監督責任があります。
・マイナンバーを扱う事務の委託を受けた者が再委託を行うには、委託者の許諾を得る必要があります。
適切に確実な安全管理措置を講じる必要があるのです。
行政への書類提出を委託した場合でも、委託元が許諾をする必要があります。
どうやって集めればよいのか
実際に従業員のマイナンバーを使う機会は、中途退職者でなければ、2017年1月末までに提出する源泉徴収票への記載が初めて、という場合も多いことでそう。
実務的には、そのときまでに従業員からマイナンバーを取得しておけばよいのですが、紛失の危険を考えれば、通知カードが送られてきてから、なるべく早く、会社におけるマイナンバー取得を行っておいたほうがよいでしょう。
また、確実な番号伝達のために通知カードを担当者に提示する方法を選んでください。
いつ、どのように必要になるのか
マイナンバーを利用する際は必ず本人に対して利用目的を明示しておかなくてはいけません。また明示した利用目的の範囲から逸脱しないようにシステムやルール面で相応の対策をとる必要もあります。これは年末調整の書類でも同じで、例えば配偶者特別控除申告書に必要なマイナンバーを「年末調整のために利用する」と明示しているにもかかわらず、それを社会保険の手続きに利用するのはNGです。ただし同じ書類のマイナンバーを「年末調整や社会保険の手続きに利用する」など複数の利用目的を明示することはできます。
手続きが少々面倒ですが、担当者の労力が削減されるよう、努力しましょう。