【企業必見！】マイナンバー廃棄証明書の雛型

番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、他人のマイナンバーを収集または保管することはできません。一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、従業員等のマイナンバーを収集・保管することができます。

特に留意すべき点は、マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。

事務処理の必要性と法定保存期間を踏まえて、マイナンバーを廃棄又は削除する時期を決めて管理しましょう。また、廃棄や削除の具体的な方法についても、実務の手順として決めておきましょう。削除・廃棄の記録を保存する必要もあります。また、廃棄等の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除・廃棄したことについて、証明書等により確認することも必要です。これらも実務の手順に落とし込みましょう。マイナンバーの削除・廃棄の具体的な手法については、特定個人情報保護委員会が公表している「（別添）特定個人情報に関する安全管理措置（事業者編）」に例示されていますので、ご確認下さい。

マイナンバー情報が保存されているパソコン等の回収を委託する場合、回収業者が確実に削除・廃棄したことを証明書などで確認・保存する必要があります。

特定個人情報などが記録された情報機器を廃棄する場合、データ削除ソフトウェアの利用、物理的な破壊などが定められています

マイナンバー情報が保存されているパソコン等の回収を委託する場合、回収業者が確実に削除・廃棄したことを証明書などで確認・保存する必要があります。マイナンバー法では、個人情報保護法や住民基本台帳法等よりも罰則が強化されています。

他の法的人格に対して「特定個人情報の取扱の全部若しくは一部」を任せる事が、ここでいう「委託」に該当します。
では、上記で例を挙げた他に、マイナンバー等を管理するシステムとして、クラウドサービスを利用している場合はどうでしょうか？
２０１５年８月時点で、弊所が「クラウドによるマイナンバー収集管理サービス」を提供している事業者に問い合わせたところ、その事業者においては、当該サービスがマイナンバーの委託に該当するとは考えていない、との回答を得ています。

〇マイナンバー制度に関する各種質問への対応
〇マイナンバー制度に関するコンサルティング
〇社内のマイナンバー対応に関する会議への出席・助言
〇マイナンバー制度に関する規程類の作成の支援（別添をご参照ください。）
〇社内におけるマイナンバー制度に関する講演

上記サービスについてパッケージで、１社あたり、５０万円（外税）程度（難易度によっては１００万円（外税）程度まで）で対応いたします。