中小企業も作成すべき！？マイナンバー基本方針・取扱規程とは？

事業者のマイナンバー対応では、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むための基本方針を策定し、あわせて、実際の取り組みを具体化するための特定個人情報の取扱規程等を策定する必要があるとされています。

基本方針及び取扱規程は、その後の、従業者の教育研修、業務プロセスの見直し、情報システムの改修・整備、内部統制/監査体制の整備など、マイナンバー制度の導入準備に関わる指針となるため、マイナンバー法の求める順守事項を満たし、かつ、個社の事情に対応した取扱規程等を策定することが重要となります。

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」により、社員数が１００人超の企業については、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めた取扱規程を作成することが義務付けられています。

ガイドラインにより、社員数が１００人以下の「中小規模事業者」については、取扱規程の作成は義務付けられていません。

【中小規模事業者とは】
事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く事業者をいいます。
・個人番号利用事務実施者
・委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者 ・金融分野(金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第1条第1項に定義される金融分野)の事業者 ・個人情報取扱事業者

【中小規模事業者における対応方法】
○ 特定個人情報等の取扱い等を明確化する。
○ 事務取扱担当者が変更となった場合、確実な引継ぎを行い、責任ある立場の者が確認する。

結局は、それぞれの段階で、例えば、特定個人情報等を取得するとき、利用するとき、保存するとき、廃棄するときに、どのようにして処理するかといった取決めをすることになると思います。そして、それを文書化してまとめて出来上がったものは、結果的に、「取扱規程」と同じようなものになるはずです。

基本方針の策定は義務ではありませんが、作ってあれば従業員の教育に役立ちます。

100名以下の事業者（小中規模事業者）は義務ではありませんが、作っておくことが望ましいでしょう。少なくとも、現行の就業規則（本則）に「特定個人情報等の取扱い」の項目を追加しておくことは、社内コンプライアンスの徹底やリスク回避のためにも欠かせないでしょう。なお、取扱規程の作成や就業規則の変更（条文追加）を行った場合は、従業員10名以上の事業所の事業主は管轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。