マイナンバーと就業規則の関係

就業規則は「労働基準法89条」で従業員10名以上の事業所（会社単位ではなく、支社や営業所単位の派遣社員・パートアルバイトも含めた従業員の数です）には作成・届出が義務付けられています。
けれども、この法律が定められる前から、会社はありましたから、修業規則は、そのネーミングは様々としても、かなり昔から存在していたと言えます。
何故なら、就業規則とはいわば、会社のルールブックですから、定めておかないと、経営者、従業員それぞれが自分の都合のいいように行動したり、日々ルールが変化したりする弊害がたくさん出てきてしまうからです。

マイナンバー制度が始まると、マイナンバー法に基づいて、従業員から本人や扶養家族のマイナンバーを収集したり、確認書類を提出や提示してもらったりすることになりますが、就業規則できっちりと「マイナンバーは国民の義務である」ことを明示しておくべきですよね？

事業所が公共機関へ提出する既定の書類にマイナンバーを記載することは「努力義務」とされていますが、従業員が事業所にマイナンバーを提出することを強制することはできません。そのため、安易に懲戒処分規定を定めて、制裁を加えることはそれが「けん責」などの軽微なものであっても慎重になされるべきでしょう。具体的には服務規律の章に（提供などへの）「協力」規定を設けるなどして、あくまで自主的な協力を仰ぐ姿勢が大切です。労使関係という言葉には「敵対」というイメージを抱く人もいるかもしれませんが、どちらが欠けても会社の事業は成り立ちません。労使関係には、信頼関係が一番大切です。マイナンバーも同じです。

届出事務がスムーズに行えるようにするために、「従業員はマイナンバー法に定められた利用目的の範囲において、個人番号の提供に協力しなければならない。」と就業規則に記載するなどして理解を求めましょう。

事業者は従業員ばかりでなく、講演料の支払先や、地代を支払っている個人からもマイナンバーを取得しなければなりません。支払先にはマイナンバーの記載が法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝えましょう。それでも提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録保存しておくことが求められています。

まず必要なのが、会社が個人のマイナンバーを利用する範囲について明記することです。会社の手続きでは、健康保険や、源泉徴収票の作成などにマイナンバーが必要となります。

第●●条（マイナンバーの利用）
会社は従業員及び扶養対象家族のマイナンバーについて、以下の手続きで利用することが出来る。

・健康保険・厚生年金保険関係届出書
・雇用保険関係届け出事務
・労働者災害補償保険法関係届出事務
・国民年金第三号被保険者関係届出事務
・給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務
・その他法令に定められた業務

Q19 準備に当たって相談に乗ってくれる窓口はありますか。
A19 11月からマイナンバー総合フリーダイヤルを開設しました。無料のフリー ダイヤルの番号は0120-95-0178 です。ぜひご活用ください。
なお、法人番号の指定通知書に関するお問合せは 0120-053-161 です。