退職した社員のマイナンバーの保管期限は７年と知ってますか？

⚪︎退職所得の受給に関する申告書など、退職する人からもらう書類にマイナンバーが含まれています。

⚪︎退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか過去の書類を確認することで対応可能！

⚪︎保存期間が過ぎたものなど、必要がなくなったマイナンバーは破棄しましょう。マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。

マイナンバーは従業員の社会保険等の手続き等に使う必要があるため、従業員から提供してもらう必要があります。そして提供してもらったマイナンバーは情報流出のリスクがあるため、厳重に保管する必要があります。

マイナンバー法では、個人番号の記載されている書類とデータは廃棄および削除が義務化されています。企業が個人番号を保管してよいとされるのは行政に書類を提出するために必要な場面だけですから、役所に提出する事務を行う必要がなくなり、かつ保管の義務期間を過ぎた時点で廃棄しなければなりません。

マイナンバー法で限定的に明記された場合（注）を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、マイナンバー関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間（下記一覧表を参照）を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の保管期間は7年間ですから、7年経ったらそのまま保管し続けておくことはできなくなります。データベースに入っている個人データも削除しなければなりません。書類のデータを廃棄する規定を設けている企業は多くなく、まだ書類廃棄のルール化がなされていない企業は、新しく廃棄の仕組み作りに着手する必要があります。たとえば、総務部長が年に一度、12月に保管書類の洗い出しを行い、退職後7年経った従業員の書類を一括破棄し、保存データを削除するなどの規程を定めるということです。

廃棄方法ですが、ガイドラインによると、復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められています。

例えば紙などの種類は、シュレッダーをかけることがそれに当たるでしょう。また焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。

一方パソコン上のデータは復元できるような状態は好ましくないので、ハードディスクを物理的に破壊してもらうサービスを外部に委託するのも良いでしょう。