会社は従業員のマイナンバーを収集する義務がありますが、プライバシー保護の観点から提出を拒否する従業員も出てくると思います。従業員のプライバシーを守るために、マイナンバー制度の趣旨を理解するとともに会社として従業員の情報を守るためにすべきことについてまとめました。
マイナンバーを会社に教える義務が従業員にはあるのだけれど、プライバシー保護の観点から教えたくない従業員も出てきてしまうのはしょうがないことです。
マイナンバーを会社に教えたくない従業員対策としてどのよなことをすればいいのかについてまとめました。
マイナンバーを会社に教えたくない従業員対策としてどのよなことをすればいいのかについてまとめました。
マイナンバーを知られるとどこまで情報がばれてしまう？
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マイナンバーと紐づけていいのは、社会保障・税・災害対策分野のうち、法令に明記された事務で取り扱う個人情報だけ。たとえば、借金額や詐欺被害歴などの情報と紐づけることは法律上許されていません
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マイナンバーは３分野でしか利用することはできません。
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マイナンバーは「社会保障」「税金」「災害」の３分野で使う。例えば証券会社で特定口座を開くなら、担当者から「配当金や株式売却益の税務処理の代行に必要なので、マイナンバーをお知らせください」と求められる。
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従業員から集めたマイナンバーは、この３分野以外で利用することは法律上禁止され、利用すると厳しい罰則もあります。
企業がマイナンバーを従業員から集める際注意すべき点。
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企業には、従業員にかわって社会保障関係の申請手続きや源泉徴収などを行う義務がありますので、これらの目的のために従業員本人のマイナンバーを取得することは問題ありません。従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。
一方で、扶養扱いでない家族の情報までを企業が取得していい理由はありません。
マイナンバー制度について 個人番号を会社が取得する場合、必ず個人番号の「通知カード」と免許証、パスポート等写真入り証明書で本人確認をします。なお、本人が「通知カード」を取得後に市、区役所で「個人番号カード」を申請し、取得した場合には個人番号カードだけで、 本人確認が可能となりますので、
個人番号カードの申請・取得を強く推奨します。
マイナンバーに関するよくある質問についてまとめました。
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従業員からマイナンバーを集める際に気を付けるべきことや、管理方法や利用方法など初めてのことだし会社としてはわからないことだらけだと思います。
よくある質問として、以下のようなものが挙げられています。
よくある質問として、以下のようなものが挙げられています。
マイナンバーの提供を求められる主なケースNEW
QA基礎編（一般向け）２０問NEW
QA基礎編（民間事業者向け）２０問NEW
総論
個人番号に関する質問
カードに関する質問
民間事業者における取扱いに関する質問
個人情報保護に関する質問
マイナポータルに関する質問
今後のスケジュール等
法人番号に関する質問
事業者向けのマイナンバーに関する質問について、以下の国税庁のＨＰでまとめて回答が記載されていますので、ご確認ください。
マイナンバー社会保障・税番号制度
国民生活を支える社会的基盤として、社会保障・税番号制度を導入します。
プライバシーマークを取得も検討してみるのもアリ！
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プライバシーマークの概要についてです。
プライバシーマーク制度は、日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。
既にプライバシーマークを取得している会社のマイナンバーに関する対応方法も検討されています。
JIPDECは、特定個人情報の取扱いにあたり、要求事項に基づき対応を必要とする事項及び番号法に基づき対応を必要とする事項を示すため、「特定個人情報の取扱いの対応について」を公表しました。
プライバシーマーク制度では、個人番号を収集した事業者に対し、審査においてその取扱いの確認を行う予定です。