マイナンバーの具体的な収集方法アレコレ

マイナンバーの収集といっているのは、「人から個人番号を記載したメモを受け取ること。」「人から聞き取った個人番号をメモすること。」「電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること。」等を指しています

本人から個人番号の提供を受けるときは、個人番号カードの提示等、番号法で認められた方法で本人確認を行う必要があります。

今年の年末調整時に従業員などが企業に提出する「平成28年分 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の正式な書式が下図のとおり公表されています。この書式では従業員のほか扶養親族の欄にもマイナンバーの記入欄が設けられていますので、従業員が本人および扶養親族分のマイナンバーを記入して提出してもらえば、従業員から必要なマイナンバーを収集したことになります。

この2016年分の扶養控除等申告書を今年中に提出する場合は、マイナンバーの記入欄があるとはいえ、必ずしも記入する必要はありません。

1枚の書類で扶養親族の分までまとめて記入され収集できる点では効率的なのですが、この扶養控除等申告書は税務署に提出するわけではなく、企業に従業員から提出された時点で、税務署に提出したものとみなし、企業での保管が義務づけられた書類です。その書類にマイナンバーが記入されると、厳重管理が必要な保管義務が課せられた書類となってしまいます。なるべく、マイナンバーが記載され厳重管理しなければならない書類は増やさないという観点からは、別な収集方法を検討したいところです。

郵送による本人確認の場合、担当者以外の目に触れないよう、通知カードと運転免許証それぞれのコピーを封書で送ってもらう必要があるうえ、簡易書留などの追跡可能な移送手段を取る必要がある

オンラインによる本人確認も可能で、遠隔地にいる従業員などが本社まで出向かなくてよいが、通知カードや運転免許証をスキャンしたり写真撮影したうえで画像データとして取り込み、ファイルとして添付したメールを担当者まで送ってもらう必要がある。さらに、情報漏えい事故を回避するため、誤って第三者に送った場合でも画像ファイルを開けないよう、パスワードをかけたりするなど安全対策を講じたシステムを導入する必要も生じる。