【企業向け】マイナンバー制度に対策はこれです。

まずは、マイナンバーを管理する担当者や部署を把握する必要があります。中小企業が扱うことになるのは、主に従業員のマイナンバーとなります。従業員の税金や社会保険に関わる部署ということで、経理や人事担当者などがマイナンバー対応の担当者ということになるでしょう。これらの担当者が主導して、企業でのマイナンバー管理・運用を推進していきます。

中小企業でいえば、事務担当者は経理、管理監督者は社長になるでしょう。
社長が経理も兼任している場合はその両方を担うことになりますが、中小企業向けマイナンバーガイドラインでは、責任者と事務担当者は区分して管理するのが望ましいとされています。

マイナンバーを取り扱う部署として有力な経理部門においては、取り扱いについて従業員の教育を行う必要があります。制度の認知や、情報管理の面でも、マイナンバー取り扱い研修などを行い徹底的に安全管理につとめましょう。

マイナンバーは非常に重要な個人情報ですので、漏えい・滅失・毀損等の防止、その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じる義務があります。番号法により、全ての事業者は、マイナンバーについて安全管理措置を講ずることとされています。担当者任せではなく、会社として取り組む必要があります。

人事・給与・会計システムなど、マイナンバー対応のためにシステムの改修が必要な場合があります。例えば、源泉徴収票や支払調書にマイナンバーの記載欄が新たに設けられますし、源泉徴収票のサイズは現行のA6サイズからA5サイズに変更になります。マイナンバー制度開始後の規格などに対応するために、業務ソフトについても早めの検討が必要です。

マイナンバーを取り扱う上でセキュリティー強化は必須です。安全管理上、取扱責任者は、情報漏洩防止策の検討や、組織づくりや、社内の情報アクセスを見直し制御するように管理体制を整えましょう。