2016年1月からマイナンバーの実用が開始されますが、備えなくてならないのは3月の行政上の処理のみならず4月から入ってくる新入社員にも当てはまります。企業はしっかりとした前準備をした上で社員を迎え入れましょう。
そもそもマイナンバーはいつから始まる？
■民間企業でもマイナンバーを取扱います。
民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成２８年１月以降（厚生年金、健康保険は平成２９年１月以降） は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。
マイナンバー制度の運用開始はいつから？原則として来年1月1日からマイナンバー制度の運用が開始され、同時に様式等が変更となります。ただし、申告書等は、平成28年1月1日以後に課税期間が開始するものが対象です。
平成27年度の個人の確定申告書（平成28年3月15日までに提出するもの）はマイナンバーの記載は求められておらず、平成28年度分の個人の確定申告書の提出を行う平成29年からマイナンバーを記載することになります。
新入社員からもマイナンバーの提出をお願いする必要があります
まず、難波舞さんが2016年度以降に入社するケース。この場合は、源泉徴収票の作成に必要な情報を、現状ではいつの時点で取得しているかを確認する。そして、そのタイミングで、マイナンバーも合わせて取得できるかを考える。例えば、採用時に身上書を提出してもらって住所などを取得している場合は、身上書にマイナンバーを記載する欄を設け、身上書の取得タイミングでマイナンバーを取得するかどうかを検討することが考えられる。そのタイミングでマイナンバーを取得することが事務処理上難しかったり、安全管理上の問題があったりするのであれば、別のタイミングでの取得を検討する。
方法は身上書に限られるものではなく、現行の実務上、情報を取得しているタイミングと合わせるのか合わせないのかを、検討していくことがポイントである。また、社員のマイナンバーが変更された場合は、その旨を届け出てもらう必要があるので、それをどのタイミングで行うかも検討する。
マイナンバー法上は、必要な範囲内であれば、どのタイミングでマイナンバーを取得しても構わない。社員の場合は給与支払いが予定されているので、採用した後はどのタイミングでもマイナンバーを取得できる。採用内定者については個別具体的な状況に左右されるものの、内定者が確実に雇用されることが予想される場合（正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合など）には、それ以降はマイナンバーを取得することが可能だろう。
［1］利用目的を合わせて周知してもよい
通知カードに関する周知の際に、マイナンバーの利用目的も合わせて周知できるとよい。とはいっても、利用目的は、マイナンバーを実際に取得する際に用いる書面に記載しても構わないし、インターネットやイントラネット等で公表しても構わないので、マイナンバーの通知開始前に行う必要はない。
利用目的の特定は、「給与所得の源泉徴収票等の法定調書作成事務」「健康保険届出事務」「雇用保険届出事務」「厚生年金届出事務」というように、そもそも一般企業における利用範囲が限られているため、さほど難しいものではない（連載第2回参照）。したがって、通知カードに関する周知までに利用目的を特定すること自体は、さほど大変ではないと考えられる。
内定者についての取り扱いも慎重に
従業員などの社会保険・税務関係の事務を目的とする場合雇用契約の時点で、社会保険・税務関係の事務が生じることが予想されるため、雇用契約締結時にマイナンバーの提供を求めることができます。
また、内定者の場合はその立場や扱いが個々で異なるため、一律の扱いをすることができません。 ですが、正式に内定通知書を送付し、内定者からも入社に関する誓約書が提出されているような状況であれば、内定者が「確実に入社する」ことが予想されるため、マイナンバーの提供を求めることが可能だと解されています。
ちなみに、3月は退社の時期でもあります
マイナンバー制度においては、特定個人情報（従業員の個人番号）について、行政機関等に個人番号を記載した書面を提出するために必要な場合以外は保管してはならないことになっています。つまり、社会保険や雇用保険の手続きを今後する必要のない退職してしまった社員の個人番号は、すぐに削除することになります。ただし、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）には、下記の記載がされています。
それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。なお、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能である。
つまり、所得税法などの他の法令で定める保存期間は、マイナンバー制度の影響を受けるものではありません、そのため、税務や労務の書類に個人番号を記す場合は、税務・労務の法令の書類保存期間中はマイナンバーを削除する必要はないわけです。
いずれにせよ、3月4月までにはしっかりと準備しておきたいですね。
マイナンバー制度への対応準備はお早めに冒頭で書いたように、法律での裏づけがある以上、
企業にとってマイナンバー制度への対応を行う事は
コンプライアンス（法令順守）に他なりません。今のうちに情報収集を行い、来るべき制度開始の時に向けて準備を進めましょう。