中小企業主も最低でもこれだけは覚えておきたい！マイナンバー関連用語

「マイナンバー制度」とは、国民一人一人に番号を割り振ることによって、税や社会保障に関連する行政による事務や手続きを効率化しようとする国の施策。国民に対して公正かつ正確な行政サービスを提供するためには個々人の収入を正確に把握し、それらをマイナンバーと関連付けて管理する必要がある。そのため、給与を支払う立場である企業側にとってはマイナンバー制度の施行に際して対応すべき事柄が生じることになる。

上のグラフは、年商5億円以上～50億円未満の中小企業層に対してマイナンバー制度の認知状況を尋ねた結果。「内容を理解しており、自社で対応すべき事項も全て把握している」と回答した企業は18.0％にとどまり、マイナンバー制度の施行に際して何をすべきかを認知している度合いは依然として低い状況といえる。

マイナンバー制度では、企業年金運用事業者などマイナンバーを自社業務において利用する「個人番号利用事務実施者」だけでなく、一般企業も「個人番号関係事務実施者」として税や社会保障関連の手続きにおいてマイナンバーの取り扱いが必要となる。

マイナンバー制の場合、個人に関係する特別な用語はあまりないようだが、法人関係となるとそうはいかない。
個人情報、特定個人情報、個人情報ファイル・・・それぞれに意味が異なります。

【個人番号】・・・住民コードを変換して得られる12桁の番号で個人を識別できるもの

【法人番号】・・・13桁の番号で、登記上の本店所在地に郵送。インタネットー上での公表有り

【特定個人情報】・・・個人番号が含まれた個人情報

【個人情報ファイル】・・・行政機関や地方自治体が保有する個人情報を含む一定の情報

【特定個人情報ファイル】・・・個人情報が含まれた個人情報ファイル

【個人番号利用事務実施者】・・・個人番号を利用して事務処理(「個人番号利用事務」)を行う行政機関等

【個人番号関係事務実施者】・・・従業員など他人の個人番号を利用した事務(「個人番号利用事務」)を行う法人等および社労士、税理士等

【中小規模事業者】・・・個人番号を取り扱う従業員100人以下の法人または事業所。(ただし、一部例外が有ります)

※一部例外とは下記の場合です。
まず、従業員規模が110人までと101人以上の場合では、マイナンバーに関わる安全管理措置が異なります。

101人以上の場合、厳格な安全管理措置の策定、就業規則の変更、個人情報の管理(取得から廃棄までの記録など)が必要です。
加えて、下記のような場合は100人以下の場合であっても中小規模事業者の適用範囲から除外されることになります。

個人番号利用実施者
委託に基づいて個人番号関係事務または個人番号利用事務を業務として行う事業者
金融庁が所管する分野及び法第36条第1項により指定を受けた分野の事業者
個人情報取り扱い事業者

個人番号は非常に秘匿性の高い情報として、漏えいを防止するための様々な安全管理措置等が求められる一方、法人番号は原則としてインターネット（法人番号公表サイト）を通じて、以下の基本３情報とともに公表されるます。

1. 法人番号の指定を受けた団体の商号又は名称
2. 本店又は主たる事務所の所在地
3. 法人番号

この法人番号公表サイトでは、法人情報を番号・名称・所在地で検索することができます。また、法人情報はダウンロードすることも可能。企業等のシステムから法人情報を直接取得するためのWeb-API機能も搭載されるので、様々な業務ソフトなどで利用されることになるでしょう。

このように法人番号は公表情報として様々な場面で活用することが想定されています。この点が個人番号ともっとも大きな違いとなっています。

情報提供等の記録
　
総務大臣、情報照会者及び情報提供者は、番号法第19条第７号の規定により情報提供ネットワークシステムを使用して特定個人情報の提供の求め又は提供があった場合には、情報提供ネットワークシステムに接続されたその者の使用する電子計算機（総務大臣においては情報提供ネットワークシステム）に、情報照会者及び情報提供者の名称、提供の求め及び提供の日時、特定個人情報の項目等を記録することとされており、当該記録をいう。
【番号法第23条】

マイ・ポータル
　
行政機関がマイナンバー（個人番号）の付いた自分の情報をいつ、どことやりとりしたのか確認できるほか、行政機関が保有する自分に関する情報や行政機関から自分に対しての必要なお知らせ情報等を自宅のパソコン等から確認できるものとして整備される。例えば、各種社会保険料の支払金額や確定申告等を行う際に参考となる情報の入手等が行えるようになる予定である。
　なお、なりすましの防止等、情報セキュリティに十分に配慮する必要があることから、マイ・ポータルを利用する際は、個人番号カードに格納された電子情報とパスワードを組み合わせて確認する公的個人認証を採用し、本人確認を行うための情報としてマイナンバーを用いない仕組みが検討されている。ちなみに、利用開始は2016年1月からの予定となっている。

2015年10月から個人、法人に番号が通知され、2016年1月より「マイナンバー制度」の運用が開始されます。この制度では、企業は源泉徴収票を始めとする、社会保障や税分野の書類にマイナンバーの記載が義務づけられます。そのため、企業は全従業員の番号収集、管理の必要が出てきます。マイナンバーは「特定個人情報」と位置付けられ、今まで以上に厳重な管理を必要とされます。企業はどのような注意、対策が必要なのでしょうか。今回のセミナーでは、メイン講師として税理士、バックアップとして特定社会保険労務士がマイナンバー制度について、企業が気を付けるべきポイントや取扱い方法、社会保障や税分野での書類の対応などを解説いたします。さらに、講義終了後には、企業ごとの疑問に答えるため、個別相談の場を設けます。