【これで完璧!】安心・安全なマイナンバーの管理方法

2016年1月から施行されるマイナンバー制度。正しいマイナンバー管理の方法をまとめました!

2016年1月から施行されるマイナンバー制度。
ニュースなどで色々話は聞きますが、「情報漏えい」「セキュリティ」「罰則」など不安になるような言葉が……
今回は、マイナンバーの不正利用の心配をなくすため、安心・安全なマイナンバー管理の方法を紹介します!

マイナンバー

マイナンバー制度は、住民票に登録のある個人一人一人に独自の番号を割り当て、個人情報を管理する制度です 行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤です。
これまでは、各公的機関(市役所・税務署・年金事務所など)は、それぞれで独自の方法で個人情報を管理していました。制度を導入することで、行政機関や地方自治体がバラバラで保有している住民票のデータや納税状況などの個人情報を マイナンバーで紐付けし、その場で照会することができるようになるため、申請者が窓口で書類を提出するなどの必要が無くなります。
それでは、どんな管理方法がいいのでしょうか?

クラウドなどのソフトによる管理

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求められる安全管理措置対策とクラウドサービスを利用するメリット
企業や個人事業主に求められる安全管理措置は以下の4点になります。

人的安全管理措置
組織的安全管理措置
物理的安全管理措置
技術的安全管理措置

クラウドサービスでは、人的安全管理措置以外はすべてカバーできます。

クラウドサービスの活用で、自社で構築するコストや手間大きく削減するだけでなく、自社で対応が難しいセキュアな環境を利用することができます。

おすすめのマイナンバー管理システムを以下にあげます。

マイナンバー管理システム「MFクラウドマイナンバー」

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マイナンバー制度の対策はセキュリティ万全のマイナンバー収集・管理・廃棄が安全に対応できるシステム「MFクラウドマイナンバー」。中小企業の法人番号管理から税理士、社労士の皆様、個人事業主の方も含め多くの方にご利用いただけるサービスです。

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従業員の教育

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企業はマイナンバーの管理にあたり、さまざまなリスクが伴うことを認識しなくてはなりません。悪意ある「外部からの攻撃リスク」に加え、「内部からの情報漏えいリスク」にも目を向ける必要があります。
セキュリティシステムを整備することも必要ですが、意外に情報が漏れやすいのが従業員から。
フェイスブックなどで、ぽろっとマイナンバーを漏らしてしまうことも。
そのようなことを防ぐためにも、しっかりとマイナンバーに関する教育を従業員に施しましょう。
マイナンバーを利用する際の考え方や、会社内での使用ルール等をまとめます。
会社内でマイナンバーを使用する人間は限られていますが、こんな風に運用するという具体例や、会社内のシステム(運用方法や就業規則い記載しているかなど)についてを伝えることで、自分にもかかわりがあることを認識してもらい、覚えてもらえるようにしましょう。
・マイナンバーの利用範囲について
・マイナンバーの利用例について(会社内での利用方法含む)
・企業におけるマイナンバーの利用例

以上のようなものをまとめるといいと思います。

もしもマイナンバーを流出させてしまった場合は……

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1.刑事罰
 個人情報保護法には、行政機関の命令に従わない場合に初めて刑事罰が適用されるという間接的な罰則規定しか置かれていません。しかし、マイナンバー法では、行政命令等を経ることなく直ちに刑事罰の適用がある直罰規定が置かれています。

 例えば、個人番号利用事務に従事する者が、正当な理由なく、個人の秘密に属する事項が記録された特定個人情報ファイル(マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイル)を提供した場合には、最高で4年以下の懲役刑が科されます。

 原則として、不正行為を行った従業員個人に対して罰則が科されますが、両罰規定というものが置かれているものもあり、会社にも罰金刑が科される場合があります。

2.損害賠償責任
 刑事罰は、故意がない場合には科されませんが、民事上の損害賠償については、過失であっても責任を負うリスクがあります。

 従業員の過失による漏えいが起きた場合には、使用者責任が問題とされ、会社に対する損害賠償責任が追及されるリスクがあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
情報漏えいを防ぐためには、セキュリティシステムの整備、従業員への教育、両方が必要ということがわかりましたね。
外部要因、内部要因どちらも早期に潰しておき、マイナンバーの流出を防ぎましょう!

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