従業員がマイナンバーを提出してくれない……そんなときはどうする？

「マイナンバー制度」とは、税、社会保障、災害対策の分野の中で、法律や自治体の条例で定められた行政の手続きに利用されます。

この制度で付けられる番号が「マイナンバー」と呼ばれているものです。

住民票を持つ国民１人１人に違った12ケタの番号が与えられるのです。

番号を1人1人に与えて、一体何に使うのか気になりますよね。

このマイナンバー制度の目的は、行政や地方公共団体などの公的機関で様々な手続きを省くために利用されます。

例えば、年金や社会保険、確定申告や災害時の身元確認などの時にこの番号が威力を発揮して、効率よく動けるようになるのです。

　マイナンバーの提出を断られた等の理由により、会社が従業員等からマイナンバーを集めることができない場合であっても、会社に対する罰則はありません。また、従業員等においても、会社にマイナンバーを提出しないことに対しての罰則はありません。

　もっとも、会社としては、安易にマイナンバーの記載のない書類を提出するのではなく、従業員に対してしっかりとマイナンバーの提供を促すことが求められています。

　マイナンバーの提供を拒む従業員や取引先に対しては、会社がマイナンバーを収集しなければならない事情を説明することになります。

　具体的には、社会保障や税についての書類にマイナンバーを記載することは法律に定められた義務であることを伝え、提供を求めることになります。

従業員等の協力が得られない理由について、その原因は幾つか考えることができます。
その中で、最も多いと予想されるのが「従業員らのマイナンバー制度に対する理解が深まっていない」という理由です。

また、外部の人間である取引先や、内部ではあっても実務には関わってこない株主にとっては、事業者・団体においてどのようにマイナンバーの安全管理を行っているのかについて、情報がない状態が普通です。
そうした自体を避けるためにも、安全管理措置において作成する基本方針を公開しておくことや、資料等による説明を積極的に行っていく必要があるのです。

　従業員等からどうしてもマイナンバーの提供を受けることができなかった場合には、書類の提出先の機関（例えば、支払調書や源泉徴収票であれば税務署）に対し、マイナンバーを記載できなかった経緯を説明することになります。

　この説明の際には、単なる義務違反ではないことを説明できるようにしておくことが重要になります。そのためには、証拠として、従業員等に提供を求めた経過などを記録、保存しておくことが重要です。

　具体的には、提供を求めた文書の内容や、文書を出した日付を記録しておくことや、提供を求めるメールの履歴を残しておくことが考えられます。

なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません