マイナンバーの提供を拒否された！企業の対応はこうすべき！

平成２８年（２０１６年）１月から、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「マイナンバー法」といいます。）に基づく税・社会保障・防災の分野で利用が開始します。
従業員が、自らの思想信条等に基づき、従業員本人または扶養家族の個人番号の提供や本人確認を拒んだ場合、事業者としてどのように対応すべきでしょうか？

Q2‐10 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。

（答）

法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

従業員等の協力が得られない理由について、その原因は幾つか考えることができます。
その中で、最も多いと予想されるのが「従業員らのマイナンバー制度に対する理解が深まっていない」という理由です。
「マイナンバー制度がどういうものか分からないが、漠然と不安である」
「最近、個人情報の流出が多くて不安だ」
「自分の勤め先のマイナンバーの管理がどうなっているか分からない」
国の機関においてでさえ、情報漏えいが生じてしまう昨今、非常に重要な情報であるマイナンバーに対して不安が先行するのは、当然のことです。
こうした不安が生じる原因の多くは、情報不足に原因を求めることができます。
特に、自らの就業先での安全管理措置の状況が判らないから不安である、という場合は、事業者・団体において、きちんとした体制を整え、理解を求めていく他ありません。

Ｑ4－2－5　税や社会保障の関係書類へのマイナンバー（個人番号）の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか？
Ａ4－2－5　社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

簡単に言うと、会社が従業員のかわりに行っている、税金・社会保険関係の書類にマイナンバーを記載することが法令で決まっている。だから、従業員は会社にマイナンバーを提出・通知する必要がある。という事のようです。

従業員等は会社に対して、マイナンバーを提供する義務を負うものではありません。
（もちろん、社内規則などで義務を課される可能性はあります）
したがって、提供を拒否しても、刑事罰が科されることはないのです。

会社勤めの方でマイナンバーの提供を拒否したいと思っている方も、会社側が必要な場面で拒否をすると、職を失う危険性もありますので注意が必要です。

子会社などに従業員が出向・転籍した場合に、出向元企業が従業員のマイナンバーなどの特定個人情報を出向先企業などに提供することは、目的外利用となるため、禁止されています。ただし合併などによる事業承継の場合は、番号法第19条5号により認められます。