マイナンバーを収集する会社と提出する従業員の疑問に答えます！マイナンバーの保管と破棄についてをご説明させて頂きます。
マイナンバーは一生涯使う非常に重要な個人番号です
via www.keyman.or.jp
個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない
マイナンバーの管理についてはマイナンバー法が適応されます。安全措置対策が義務付けられています。
マイナンバーを安全に管理する方法とは？
従業員がマイナンバーを会社に提出するのは源泉徴収票の作成や健康保険、雇用保険、年金などの手続きに使用するためです。会社は法律で定められた事務以外にマイナンバーを使うことは禁止されています。
会社はマイナンバーをどこに提出するのか？
会社は収集したマイナンバーを税務署、市区町村や年金事務所、ハローワークなどに提出する書類にマイナンバーを記載します。
マイナンバーの適切な管理方法とは？
安全管理措置を徹底するためには組織全体で取り組む必要があります。組織的安全管理措置（マイナンバー管理の専門部署の設置）、物理的安全管理対策、システムのセキュリティ面での強化などがあります。
マイナンバーの管理を委託することも考える
システム会社にマイナンバーの管理を委託する方法です。費用は掛かりますが、対応にかかる時間の短縮、負担の軽減、自社にマイナンバーを置かないため情報漏えいのリスクが軽減されます。ただし、委託後も適切な監督が必要です。
マイナンバーの破棄
退職後は最大で７年間保管が可能です。マイナンバーのデータやマイナンバーが記載されている書類も完全に破棄しなくてはなりません。源泉徴収票や社会保険の手続きなどで退職後にすぐには廃棄はできませんが、利用目的が達成された後は速やかに破棄しましょう。
会社が保管しているマイナンバーは必要な限り保管ができますが、必要でなくなった時点で破棄する必要があります。具体的には従業員と継続的に雇用関係をを結んでいる場合は保管が可能です。
マイナンバーの漏えいは厳しい罰則があります
via peoples-free.com
正当な理由なく、特定個人情報ファイルを提供した場合４年以下の懲役若しくは２００万円以下の罰金もしくは併科
主に民間人で罰則規定でマイナンバー関係事務に従事する者が対象とされています。
不正な利益を図る目的で、個人番号の提供又は盗用した場合は３年以下の懲役若しくは１５０万円以下の罰金若しくは併科
最後に
マイナンバーは便利な反面、セキュリティの面でまだまだ不安が残ります。従業員が安心して会社にマイナンバーの管理や利用、破棄を任せられるように会社全体でマイナンバー対応をしていく必要があります。