マイナンバーを取り扱う原則として外せないことは収集・保管・利用です。これらをどのようにして行えば効率的になるのかを考えていきたいと思います。
効率的に行うためには優先順位を明確に
中小企業では汎用品の会計ソフトや給与計算ソフトを使っていることが多いと思いますので、基本的には、ソフトウェア会社側が行うシステム改変にあわせて対応すればよいでしょう。
ただし、自社で人事や経理のシステムを開発している場合は、システムの改修が必要となる場合がありますので注意してください。
マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。
マイナンバーの対象はどこまで？
本人確認はなりすまし防止のためにマイナンバーの確認と身元の確認を厳格に行ってください
✅ なお、確認は対面の方法だけでなく、証明書のコピーを郵送するといった方法でもかまいません
✅ 社員だけでなく、パート・アルバイト、謝金の支払がある社外の方からもマイナンバーを取得する必要がありますので、その際の本人確認の方法（どの書類で確認するかなど）はあらかじめ検討し、準備しておく必要があります。
アルバイトを含めた従業員や取引先においての本人のなりすましとかは分かるから大丈夫なんて思っていても、アンケートで社外の人に謝礼を出したなどという場合も考えられます。
そういった場合でもシッカリと対応しなければいけません。
そういった場合でもシッカリと対応しなければいけません。
違反となるのはどんな時ですか？
「マイナンバー法」においては、類似の刑の上限が引き上げられています。
また、次のような違反行為が新設されています。（これ以外にも、情報提供ネットワークシステムの事務に従事する者や、国の職員に対する罰則も新設されています）１．正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供したとき
２．不当な利益を図る目的で個人情報を提供・盗用したとき
３．人を欺くなどの行為により個人番号を取得したとき
情報の漏洩はもちろんですが、不当に利用するときにもマイナンバーの取得や利用は禁止されています。
なので分からないから、取り敢えず取得しておきましょうなどの行為も間違ってもやってはいけません。
なので分からないから、取り敢えず取得しておきましょうなどの行為も間違ってもやってはいけません。
企業にあったセキュリティを考える
技術的安全管理措置に関しては、家族経営の小規模企業などは、マイナンバーを取り扱う場所を決め、周囲から覗かれないようなレイアウトを行うことが最低限の策となろう。物理的・技術的な安全管理措置としては、マイナンバーリストを金庫へ保管することなどが考えられるが、金庫利用者の管理記録等が必要になるため、ITを利用したほうが結果的に楽な場合が多い。
大原則２つ目の保管についてです。企業の規模によっては外部による保管を考えるかもしれませんが、その場合には連絡を取り合うメール等によっても情報の漏洩を防がなければいけません。
必要なくなったら廃棄も忘れずに
雇用が継続的に続いている場合には、従業員等から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収事務や健康保険・厚生年金保険届出事務のために翌年度以降も継続的に利用する必要があるので、特定個人情報を継続的に保管できると考えられます。
逆に、退職などでそれらの作成事務を処理する必要がなくなった場合は、関連する法令で定められている保存期間を経過した後に、速やかに個人番号を廃棄又は削除しなければなりません。
やめた従業員のことは知りませんはいけません。
法令で定められているように廃棄も忘れずに考えましょう。
法令で定められているように廃棄も忘れずに考えましょう。
via ezeirisi.jp
色々と細かい決まりがありますが、マイナンバーをなぜ利用するのかを従業員に伝えて収集した後に、管理をして利用するというのが大原則となっているのが分かりましたでしょうか？
従業員や取引先がそれほど多くはない中小企業であれば、冷静に行動していくことが出来ると思います。
コストや手間の懸念だけをして不安だけを増やすのではなく、自信をもってマイナンバーに取り組んでいきましょう。
従業員や取引先がそれほど多くはない中小企業であれば、冷静に行動していくことが出来ると思います。
コストや手間の懸念だけをして不安だけを増やすのではなく、自信をもってマイナンバーに取り組んでいきましょう。
経営者が先ずは落ち着いて行動を起こすことが重要だと思います。